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How to Manage Your Company's Records

Was ist Dokumenten-Management?

Dokumenten-Management lässt sich definieren als "Systematische Organisation der betrieblichen Unterlagen zur Erfüllung der operativen Unternehmensanforderungen". Ein Dokument muss während seines gesamtes Lebenszyklus, also vom Zeitpunkt der Erstellung oder des Erhalts bis hin zur Entsorgung verwaltet werden. Der Lebenszyklus besteht aus 4 Phasen: aktiv, halbaktiv, Archivierung und Entsorgung. Fellowes bietet in seinem Sortiment für jede Phase die passende Produktlösung.

Zu den betrieblichen Unterlagen zählen beispielsweise Verträge, Berichte, Korrespondenz, Bestellungen und andere Dokumentationen jedes Format oder Medientyps, egal ob intern erstellt oder von extern erhalten.


Wozu Dokumenten-Management?

Auch kleinste Unternehmen sind gesetzlich zur Aufbewahrung von Dokumenten verpflichtet. Wie lange bestimmte Unterlagen archiviert werden müssen, hängt von der Art des Dokuments ab. Ein schlechtes Dokumenten-Management kann dazu führen, dass diese Unterlagen bei einer Unternehmensprüfung nicht auffindbar sind. Die Folgen können für eine Firma im Ernstfall verheerend sein, bis hin zur Schließung, Verlust der Lizenz oder Gefängnisstrafe. Umso wichtiger ist es also, das betriebliche Unterlagen ordentlich und systematisch aufbewahrt und archiviert werden.

Die Geschwindigkeit mit der Informationen erstellt, ausgetauscht und verarbeitet werden ist mit dem technologischen Fortschritt extrem gestiegen und mit ihr auch die Anzahl der Unterlagen. Werden diese nicht effektiv verwaltet, kann dies zu Verdoppelung, Auffindungsschwierigkeiten und erhöhter Lagerkosten führen. Ein effektives System hilft, Kosten zu sparen und unterstützt effizientere Betriebsabläufe.

Wie kann ein effektives Dokumenten-Management Ihren Geschäftserfolg verbessern?

  1. Die systematische Entsorgung nicht mehr benötigter Dokumente schafft wertvollen Arbeits- und Lagerplatz.
  2. Es erleichtert Ihnen die Erfüllung Ihrer gesetzlichen Verpflichtungen und schützt Sie gegen mögliche Verstöße gegen Unternehmenssicherheitsvorschriften.
  3. Unterlagen werden schneller gefunden, da sie thematisch, zeitlich und nach Wichtigkeit kategorisiert sind.
  4. Es schützt Sie gegen versehentliche Entsorgung vor Ende der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsfrist.
  5. Existentiell wichtige Daten sind gesichert für den Fall einer Betriebsstörung oder eines Unglücksfalles.
  6. Unterlagen werden im bestmöglichen Format und Medium archiviert.
  7. Es verhindert, dass Unterlagen falsch oder doppelt abgelegt werden.
  8. Es erleichtert die sichere Entsorgung von Unterlagen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen

 

Bankers Box® by Fellowes bietet ein umfangreiches Sortiment für ein leichtes und effektives Dokumenten-Management. Eine Vielzahl der Boxen und Container sind kompatibel mit, Aktenordnern, Archivschachteln, Ringbüchern und Hängemappen. Neben Archivboxen, bietet Fellowes auch Platz sparende stapelbare Archivierungseinheiten.

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