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Ihr Unternehmen schützen

Ihr Unternehmen schützen

Unternehmen können ebenso wie Privatpersonen Opfer von Datenmissbrauch werden. Von Betrug am Unternehmen spricht man, wenn im Namen des Unternehmens betrügerische Handlungen vorgenommen werden. Kriminelle nutzen eine gestohlene Unternehmensidentität um arglose Kunden zu prellen, Darlehen zu beantragen oder Produkte und Dienstleistungen zu erwerben. Darüber hinaus besteht für jedes Unternehmen das Risiko, dass Kunden- oder Mitarbeiterdaten gestohlen und missbraucht werden können.

Dieser Datenmissbrauch kann ernsthafte finanzielle Folgen für die Firma, deren Geschäftspartner und Kunden haben und das häufig wertvollste eines Unternehmens nachhaltig beschädigen: die Marke.


Wie kann ich mein Unternehmen gegen Datendiebstahl schützen?

Eine proaktive Vorgehensweise ist wichtig für den Schutz gegen Datenmissbrauch. Häufig stehen bei Unternehmen digitale Sicherheitsmaßnahmen im Vordergrund, dabei sollten jedoch Papierdokumente nicht in Vergessenheit geraten. E-Mail Ausdrucke oder ausgefüllte Bewerbungsformulare, um nur 2 Beispiele zu nennen, können schnell in die falschen Hände gelangen. Lassen Sie solche Dokumente nicht sorglos im Büro herumliegen. Vernichten Sie sie, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Welche weiteren Unterlagen Sie vor der Entsorgung mit einem Aktenvernichter zerschneiden sollten, erfahren Sie hier.

Um Ihr Unternehmen wirksam gegen Datendiebstahl zu schützen, müssen alle Mitarbeiter ausreichend informiert sein und die Datenschutzrichtlinien des Unternehmens konsequent befolgen. Stellen Sie sicher, dass Ihren Mitarbeitern dafür auch die entsprechenden Arbeitsmittel wie beispielsweise Aktenvernichter zur Verfügung stehen.


Top Tipps zum Schutz Ihres Unternehmens:

 

  1. Stellen Sie sicher, dass nicht mehr benötigte Dokumente vor der Entsorgung mit einem Aktenvernichter unlesbar gemacht werden. Denken Sie daran, dass auch CDs und DVDs vertrauliche Informationen enthalten können und löschen Sie alle Informationen von alten Computern bevor Sie diese entsorgen.
  2. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumentation zur Unternehmensstrategie mit einem Aktenvernichter vernichtet wird. Nicht mehr benötigten Vertriebs-, Marketing- und Finanzdaten sollten unlesbar gemacht werden, damit sie nicht in die Hände von Wettbewerbern fallen können.
  3. Schaffen Sie Bewusstsein bei Ihren Mitarbeitern für das Thema Datenschutz. Geschulte Mitarbeiter sind der beste Schutzwall, denn mit einem geschärften Bewusstsein denken sie eher daran, mit vertraulichen Informationen wirklich diskret umzugehen. Führen Sie konkrete Verhaltensregeln ein, die für mehr Datenschutz sorgen und entwickeln Sie einen Notfallplan für den Fall, dass Kunden- oder Unternehmensdaten abhanden kommen.
  4. Überprüfen Sie stets die Identität neuer Kunden. Bei Auskunfteien erhalten Sie alle notwendigen Informationen sowohl über Privatpersonen als auch Unternehmen.
  5. Gewährleisten Sie, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf einen Cross-Cut Aktenvernichter haben. Positionieren Sie Shredder auch in der Nähe von Kopiergeräten und Druckern, damit Fehlkopien und in der Ausgabe vergessene Dokumente schnell und einfach vernichtet werden können.
  6. Führen Sie strenge Vorschriften hinsichtlich der Entsorgung von Kundendaten ein. Alle nicht mehr benötigte Kundendokumentation, egal welchen Inhalts, sollte mit einem Aktenvernichter vernichtet werden.
  7. Verwahren Sie vertrauliche Informationen an einem sicheren Platz auf, z.B. in einer verschließbaren Schublade oder einem Safe. Bei Zahlenschlössern ändern Sie die Kombination mindestens alle 6 Monate bzw. wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt oder keinen Zugang mehr zu diesen Informationen benötigt.
  8. Halten Sie Ihre verwendete Anti-Virus Software und Firewall immer auf dem aktuellsten Stand.
  9. Bevor Sie einen alten Computer entsorgen, verkaufen oder spenden, stellen Sie sicher, dass alle Daten wirklich von der Festplatte gelöscht wurden.
  10. Stellen Sie sicher, dass Ihr Firmenlogo nicht von Unbefugten von Websites heruntergeladen und missbräuchlich verwendet werden kann. Senden Sie Artwork Daten oder Logos nur an bekannte und vertrauenswürdige Empfänger.
  11. Entsorgen Sie Papier mit Ihrem Briefkopf niemals unvernichtet in den Papiermüll.
  12.  


Bewährte Praxistipps für Mitarbeiter

 

  1. Lassen Sie niemals Unterlagen in Konferenzräumen, auf Kopierern oder in Druckern liegen, insbesondere wenn sie vertrauliche Informationen beinhalten.
  2. Räumen Sie vor Feierabend immer Ihren Schreibtisch auf, verschließen Sie vertrauliche Informationen und mobile Computermedien in einer Schublade oder einem Schrank.
  3. Vernichten Sie nicht mehr benötigte Unterlagen und CDs/DVDs bevor Sie das Büro verlassen. Lassen Sie solche Dokumente nicht über Nacht frei zugänglich liegen.
  4. Alle Schlüssel müssen sicher aufbewahrt werden. Unter einer Pflanze oder in einem Stifteköcher auf dem Schreibtisch reicht nicht aus!
  5. Halten Sie Ihre Passwörter geheim. Teilen Sie diese mit niemandem und schreiben Sie sie nicht auf.
  6. Halten Sie Ihren Arbeitsplatz stets ordentlich und organisiert. So lässt sich verhindern, dass Sie aus Versehen vertrauliche Informationen liegen lassen.


 

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