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How to Manage Your Company's Records

¿Qué es la organización y gestión
de documentos?

La gestión de los documentos puede definirse como "La organización y el control sistemático de archivos de la empresa" con el fin de satisfacer las necesidades operacionales del negocio. Un documento debe administrarse desde su creación o recepción hasta su eliminación, esto se denomina el ciclo de vida de administración de documentos que consta de 4 etapas (activo, semiactivo, archivo y eliminación) Fellowes propone una solución de en la administración para cada fase de la vida de un documento.

El término "Archivo" puede incluir, contratos, informes, facturas y todos los otros documentos, que puedan estar en cualquier formato, ya sean generados internamente o recibido por una empresa externa.


¿Porqué es necesaria la administración de archivos?

La información es un activo básico y vital para las grandes empresas, administraciones publicas, incluso las PYMES están obligadas a mantener archivos precisos por ciertos períodos de tiempo (cuentas, auditorías, impuestos, pensiones, planes de salud y seguridad, etc.). La mala gestión de documentos y archivos, podría llevar a la perdida de estos y con ello la pérdida de la licencia, multas, prisión y, en última instancia, fracaso empresarial, por lo que es vital que los archivos estén organizados y almacenados correctamente para que sean de fácil acceso cuando sea necesario.

La información que recogemos y generamos ha aumentado considerablemente por los avances tecnológicos, por lo que hay un mayor volumen de archivos. Si no se organizan de manera efectiva y ordenada, podría llevar a la duplicidad de archivos, con el consiguiente esfuerzo de recuperación de los mismos y el aumento de los costes de almacenamiento. Establecer un buen programa de administración de archivos y documentos, te ayudará a ahorrar costes y a manejarlos con eficiencia.

Cómo un sistema eficaz de gestión de archivos puede ayudarte a mejorar los resultados en tu negocio

  1. La eliminación sistemática de archivos te ayudará a contar con más espacio y evitará costes por la acumulación de papel
  2. Te permitirá cumplir con tus obligaciones legales más fácilmente, salvaguardándote de posibles infracciones
  3. Los archivos se clasificarán según su importancia, tema y fecha, haciéndolos más fáciles de recuperar, ahorrando un tiempo valioso cuando haya que localizarlos
  4. Mayor protección contra la destrucción accidental o anticipada de archivos
  5. Aumenta la seguridad de los archivos o información importante en caso de algún accidente
  6. Asegúrate que los archivos se almacenan en el medio y formato más adecuado
  7. Te ayudará a evitar la duplicación de archivos y que se desclasifiquen
  8. Es más fácil eliminar de forma segura de documentos en el momento adecuado

 

Los productos de archivo de Bankers Box by Fellowes ofrecen una amplia gama de soluciones para facilitar la administración de los documentos. Estas soluciones de archivo están diseñadas para garantizar la compatibilidad con archivadores de palanca, transferencia de archivos, caja de archivo definitivo convencional y carpetas colgantes. Ofrecen la posibilidad de apilamiento para ahorrar espacio.

Nuestra tabla de compatibilidades te ayudará a elegir la solución de archivo correcto, que mejor se adapte a tus necesidades.

Cuando se trata de archivar o transportar documentos, Bankers Box es la solución para tu negocio.


 

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