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How to Manage Your Company's Records

Qu'est-ce que la gestion de documents ?

La gestion de documents peut être définie comme "l'organisation de manière efficace et le contrôle systématique de tous les documents et les données dont une entreprise a besoin pour exercer son activité." La gestion d'un document démarre dès sa réception ou sa création et dure tout le temps où il est utilisé jusqu'à son archivage. On parle du cycle de vie des documents et Fellowes propose des produits pour chacune des 4 étapes qui sont des solutions actives, semi-actives, d'archivage et de destruction.

Le terme vaste de "documents" inclut tout support qu'il soit papier ou numérique, qu'il concerne l'entreprise, ses salariés, ses clients ou ses fournisseurs, et qu'il soit créé en interne ou provenant de l'extérieur.


Pourquoi la gestion de documents est-elle nécessaire ?

L'information peut sembler basique mais elle est cruciale. Le gouvernement exige à toute entreprise, même les plus petites, de conserver un certain nombre de documents pendant une période donnée (comptes, audits, impôts, retraites…). Une mauvaise gestion des documents peut conduire à ne plus savoir où trouver les informations et par conséquent, à des amendes, emprisonnements, voire à la fermeture de l'entreprise. Aussi est-il essentiel d'avoir une gestion des documents organisée et des solutions de classement adaptées pour qu'ils soient accessibles à tout moment.

La vitesse avec laquelle nous créons et partageons l'information a considérablement augmenté avec les avancées technologiques aboutissant par conséquent à des volumes d'archivage plus importants. Si la gestion n'est pas efficace, cela peut conduire à la duplication des données, à leur consultation difficile et à des coûts importants de stockage. Aussi, établir un programme de gestion des documents permet de gagner du temps et de l'argent.

Comment une gestion efficace des documents peut-elle vous aider à améliorer la performance de votre entreprise ?

  1. Le classement systématique des documents optimisera votre espace de travail et empêchera l'accumulation coûteuse du papier
  2. Cela vous permettra de respecter vos obligations légales et réglementaires plus facilement et vous protégera contre les problèmes potentiels de sécurité en entreprise
  3. Le classement et l'archivage doivent se faire par thème, importance et date, rendant la consultation fiable, rapide et efficace
  4. Cela vous protégera contre l'espionnage économique et l'usurpation d'identité, notamment en vous équipant de destructeurs de documents
  5. A l'inverse, cela évitera que vos documents ne soient détruits accidentellement ou prématurément
  6. Assurez-vous que les solutions d'archivage utilisées sont les plus appropriées
  7. Cela évitera que les documents ne soient perdus ou dupliqués

 

Bankers Box® by Fellowes offre une large gamme de produits rendant la gestion de documents, de l'utilisation quotidienne au rangement d'archives, plus facile. Les produits sont compatibles entre-eux et peuvent accepter les boîtes d'archives, les porte-revues, les classeurs et les dossiers suspendus. En plus des solutions de classement et d'archivage, Fellowes propose un système de stockage modulaire approprié pour la superposition et le gain de place.

Notre guide "Comment choisir la bonne solution d'archivage ?" vous aidera à trouver la solution qui correspond le mieux à vos besoins.

Qu'il s'agisse de classement, d'archivage ou de transport de documents, choississez le spécialiste Bankers Box® by Fellowes.


 

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