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How to Manage Your Company's Records

Che cos'è la gestione dei documenti?

La gestione dei documenti può essere definita come "l'organizzazione ed il controllo sistematico della documentazione di un'azienda allo scopo di realizzarne le necessità operative". Un documento necessita di essere gestito dal momento del suo ricevimento o creazione, fino al suo smaltimento; questo ciclo viene spesso definito "Ciclo di vita della gestione documentale" e consiste in 4 stadi (attivo, semi-attivo, archiviazione e smaltimento). Fellowes ha una soluzione di gestione per ciascuna fase della vita di un documento.

Il termine "documento" può riferirsi a contratti, resoconti, corrispondenza, ordini o ad altri materiali documentari, di qualunque formato o su qualunque media si trovino, sia generati internamente che ricevuti da organizzazioni esterne.


Perché la gestione dei documenti è necessaria?

L'informazione è un bene essenziale per un'azienda; le leggi stabiliscono che persino le compagnie di più piccola dimensione hanno l'obbligo di conservare accuratamente le documentazioni per un certo periodo (per motivi contabili, di controllo, fiscali, pensionistici, sanitari, ecc.). Una gestione approssimativa dei documenti e delle registrazioni può causare impossibilità di reperirli e, potenzialmente, condurre al rischio di multe, perdite di licenze e permessi, conseguenze penali e fallimenti; per questo è vitale che i documenti vengano organizzati e conservati correttamente.

Il progresso tecnologico ha grandemente velocizzato il processo di raccolta e generazione di informazioni, generando un maggiore volume delle stesse. Una cattiva gestione può causare duplicazioni e aumento dei costi di gestione e stoccaggio. Un programma efficace di gestione dei documenti aiuta a generare risparmi di costo e a supportare operazioni più efficienti.

Come un sistema efficiente di gestione dei documenti può aiutare a migliorare i risultati aziendali

  1. Lo smaltimento sistematico dei documenti aiuta a liberare spazio e a prevenire costosi accumuli di carta
  2. Vi permetterà di soddisfare gli obblighi legislativi più facilmente e a salvaguardarvi da potenziali perdite di sicurezza aziendali
  3. I dati verranno organizzati in base a soggetto, importanza e data, rendendo più semplice e veloce il loro reperimento
  4. Maggiore protezione contro la distruzione accidentale o prematura dei dati
  5. Maggiore sicurezza delle informazioni importanti in caso di eventi dannosi o disastrosi per l'azienda
  6. I dati verranno conservati nel formato e nel modo più idoneo
  7. Si eviteranno rischi di duplicazioni o errata archiviazione dei dati
  8. Sarà più semplice smaltirli con sicurezza e al momento opportuno

 

Bankers Box by Fellowes offre un'ampia gamma di prodotti in grado di garantire una facile gestione dei documenti. Molte delle nostre soluzioni di archiviazione sono compatibili con registratori a leva, raccoglitori archivio, raccoglitori ad anelli e cartelle sospese. In aggiunta alle scatole archivio, Fellowes offre anche unità di archiviazione impilabili per risparmiare spazio prezioso.

La nostra guida alla scelta della soluzione di archiviazione corretta vi aiuterà a scegliere prodotti adatti alle vostre esigenze di archiviazione e conservazione dei documenti.

Se vi occorrono prodotti per il trasporto, l'accesso o l'archivio di documenti, scegliete i migliori: scegliete Bankers Box.


 

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