Fellowes logo and banner

Choosing The Right Shredder

Bescherm uw bedrijf
tegen identiteitsfraude.

Bedrijven zijn even kwetsbaar voor identiteitsfraude als particulieren. Bedrijfsidentiteitsfraude komt voor wanneer een valse bedrijfsidentiteit of andermans bedrijfsidentiteitsgegevens worden gebruikt voor onwettige activiteiten. Dit gebeurt van het verkrijgen van krediet op naam van uw bedrijf tot het stelen van klanten. Fraudeurs gebruiken gestolen bedrijfsidentiteiten om zich voor te doen als look-a-like bedrijf met het doel om klanten en kredietbedrijven te lokken, het verkrijgen van creditcards of het bestellen van producten en daarna te verdwijnen voordat de facturen arriveren en laten daarmee onwetende bedrijven achter met de brokken. Bovendien als u geen sterk beleid heeft op het gebied van databescherming kan uw bedrijf de informatie van klanten en medewerkers blootstellen aan fraudeurs.

In zulke gevallen kan er serieuze schade veroorzaakt worden, niet alleen bij de partners die samenwerken met het bedrijf maar ook de reputatie van het bedrijf en het belangrijkste bezit - het merk wordt beschadigd.




Hoe kan ik mijn bedrijf beschermen tegen identiteitsdiefstal?

Een proactieve houding is essentieel op het gebied van databescherming in een bedrijf, zeker wanneer er gewerkt wordt met papieren documenten die u gemakkelijk over het hoofd ziet wanneer u digitale veiligheidsmaatregelen neemt. Papieren aanvragen ingevuld door medewerkers, email bijlagen die zijn uitgeprint kunnen eenvoudig in de verkeerde handen vallen, laat deze niet rondslingeren op kantoor. Voor meer informatie over het type documenten dat u moet vernietigen klik hier.

Om beschermd te blijven tegen identiteitsdiefstal moeten alle medewerkers deelnemen in het veilig weggooien van alle bedrijfsdocumenten. Het is van kritiek belang dat bedrijven een helder beleid voeren en gemakkelijk aan het personeel kunnen uitleggen op welke manier zij kunnen bijdragen aan het beschermen van hun identiteit en dat van het bedrijf. Het is tevens essentieel om hen de hulpmiddelen te bieden door ervoor te zorgen dat iedereen toegang heeft tot een papiervernietiger.


Hier zijn een aantal handige tips om uw bedrijf te beschermen:

 

  1. Registreer u bij de Kamer van Koophandel en controleer uw inschrijfgegevens regelmatig. Dit voorkomt dat fraudeurs uw bedrijf kunnen 'kapen' door wijzigingen zoals bijvoorbeeld de naam van de eigenaar te laten doorvoeren.
  2. Zorg ervoor dat ongewenste informatie altijd veilig en correct wordt verwijderd, bij voorkeur met een snipper papiervernietiger. Vernietig zowel papier als CD´s en zorg ervoor dat oude computers altijd volledig worden leeggemaakt voor u deze weggooit.
  3. Zorg ervoor dat geprinte informatie over medewerkers wordt vernietigt als het overbodig is. Aandachtig vernietigen voorkomt dat persoonlijke informatie over medewerkers verkeerd wordt gebruikt.
  4. Zorg ervoor dat alle geprinte materialen gerelateerd aan uw bedrijfsstrategieën of praktijken worden vernietigt. Wanneer marketing, verkoop- of financiële gegevens niet meer nodig zijn moeten zij vernietigt worden zodat ze niet in handen komen van de concurrentie.
  5. Zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de risico´s van identiteitsfraude. Creëer duidelijke richtlijnen over het behandelen, opbergen, delen en verwijderen van gevoelige informatie, zowel offline als online. Houd waar nodig update en training sessies om ervoor te zorgen dat zij zich bewust zijn van de stappen die ze moeten ondernemen.
  6. Controleer altijd de identiteit van uw klanten. Er zijn bedrijven waarbij u het bestaan en identiteit van zowel bedrijven als consumenten kunt laten controleren.
  7. Zorg ervoor dat al het personeel toegang heeft tot een snipper papiervernietiger; Plaats papiervernietigers dichtbij kopieerapparaten/printers voor snel en gemakkelijk vernietigen van documenten die in de printerlade kunnen achterblijven.
  8. Stel strikte eisen aan het vernietigen van alle geprinte materialen voor klanten wanneer ze overbodig zijn. Geprinte klantdocumentatie moet vernietigt worden ongeacht de aard van het document.
  9. Berg gevoelige informatie altijd op in een afgesloten kast of kluis. Zorg ervoor dat de combinatie elke 6 maanden wordt gewijzigd of wanneer iemand het bedrijf verlaat of geen toegang meer hoeft te hebben.
  10. Zorg altijd voor goede antivirus software en firewalls, het updaten hiervan is essentieel. Klik op het 'slot-icoontje' onderaan het scherm wanneer u gevoelige of vertrouwelijke informatie via een website deelt. Dit verzekert dat de informatie wordt gecodeerd.
  11. Voordat u een oude computer of harde schijf weggooit, verkoopt of doneert moet u ervoor zorgen dat de gegevens volledig van de harde schijf gewist zijn.
  12. Verstuur of email geen artwork van het bedrijfslogo tenzij u de ontvanger kent en het voor een legitiem bedrijfsdoel is. Zorg er altijd voor dat uw logo beschermd wordt op websites en in e-mails zodat het niet kan worden opgeslagen als afbeelding en worden gebruikt zonder uw toestemming.
  13. Gooi geen blanco briefpapier weg of geef het niet af bij klanten of leveranciers en vernietig altijd informatie verstrekt op briefpapier zodat het niet kan worden gebruikt door fraudeurs.

     


Nuttige tips voor alle medewerkers

 

  1. Laat papieren nooit achter in vergaderruimtes, op kopieerapparaten of printers, zeker wanneer ze gevoelige informatie bevatten.
  2. Ruim uw bureau 's avonds altijd op en berg vertrouwelijke documenten en alle losse computer media op voordat u het kantoor verlaat.
  3. Vernietig ongewenste papieren en CD/DVD's voordat u het kantoor of de afdeling verlaat - laat ze niet rondslingeren voor iemand anders om ze te vernietigen.
  4. Sleutels moeten veilig worden op geborgen wanneer ze niet gebruikt worden - onder een plantenbak of in een bureaulade is niet goed genoeg.
  5. Ben voorzichtig met uw wachtwoord - laat het nooit aan iemand zien en schrijf het nergens op.
  6. Houd uw werkplek netjes - dit voorkomt dat u per ongeluk vertrouwelijke documenten of gevoelige informatie vergeet op te bergen.


 

Interactieve hulpmiddelen

Gerelateerde producten

Powershred® 79Ci papiervernietiger snippers
Powershred® 79Ci papiervernietiger snippers
Powershred® 69Cb papiervernietiger snippers
Powershred® 69Cb papiervernietiger snippers