Fellowes logo and banner

How to Manage Your Company's Records

Wat is documentbeheer?

Documentbeheer kan worden omschreven als 'De organisatie en systematische controle van de gegevens van een bedrijf met het oog op de operationele behoeften van het bedrijf". Een document moet vanaf het creëren helemaal tot het vernietigen beheerd worden, wat vaak wordt omschreven als documentbeheer levenscyclus. Dit bestaat uit 4 fasen (actief, semiactief, archivering en vernietiging). Fellowes heeft een documentbeheer oplossing voor elke fase uit deze levenscyclus van het document.

De term 'gegevens' kan veel omvatten zoals contracten, rapporten, correspondentie, bestellingen en alle andere documentatie en kan in elk formaat of mediavorm voorkomen, zowel voor intern gebruik als ontvangen door een externe organisatie.


Waarom is documentbeheer belangrijk?

Informatie is een basis maar belangrijk bedrijfsmiddel en overheidswetgevingen verklaren dat zelfs de kleinste bedrijven verplicht zijn om gegevens voor bepaalde periodes paraat te houden (voor klanten, audits, belasting, pensioenen, gezondheids- en veiligheidsdoeleinden etc.). Een slecht document- en gegevensbeheer kan resulteren tot het niet terugvinden van deze documenten en kan uiteindelijk leiden tot verlies van vergunning, boetes, gevangenisstraf en uiteindelijk faillissement. Het is dus van groot belang dat gegevens correct georganiseerd en opgeslagen zijn zodat ze eenvoudig te bereiken zijn wanneer hierom wordt gevraagd.

De snelheid waarmee we informatie verzamelen en verwerken is enorm gegroeid door technologische vooruitgang wat resulteert in een groter volume aan documenten. Als dit niet op een effectieve manier wordt beheerd kan dit leiden tot het verdubbelen van documenten, meer moeite bij het terugvinden en verhoogde opslagkosten. Het creëren van een effectief document- en gegevensbeheer beleid werkt kostenbesparend en draagt bij aan een efficiënte organisatie.

Hoe een effectief gegevensbeheer systeem uw
bedrijfsresultaten kan verbeteren.

  1. Door het systematisch weggooien van documenten wint u waardevolle kantoorruimte terug en voorkomt u kostbaar papiergebruik
  2. Het staat u toe u uw wettelijke en reglementaire verplichtingen gemakkelijker na te komen en beschermt u tegen potentiële inbraken op de bedrijfsveiligheid
  3. Gegevens worden gecategoriseerd volgens het onderwerp, mate van belangrijkheid en datum wat het een betrouwbaar en eenvoudig terug te vinden systeem maakt dat waardevolle tijd bespaart
  4. Verhoogde bescherming tegen per ongeluk of vroegtijdig vernietigen van een document
  5. Verhoogde veiligheid van belangrijke gegevens of informatie bij problemen of rampen
  6. Verzekert dat gegevens opgeslagen zijn in de daarvoor meest geschikte vorm en medium
  7. Helpt voorkomen dat gegevens op de verkeerde manier worden gearchiveerd en minimaliseert de kans op duplicatie
  8. Maakt het gemakkelijker om documenten veilig op een geschikt moment weg te gooien

 

Bankers Box® by Fellowes biedt een breed assortiment producten om het bewaren van gegevens eenvoudig te beheren. Veel van deze opbergoplossingen zijn ontworpen voor compatibiliteit met ordners, transfer archiefdozen, ringmappen en hangmappen. Naast de opbergdozen, biedt Fellowes ook opslagmodules die gestapeld kunnen worden om waardevolle ruimte te besparen.

Onze gids voor het kiezen van de juiste opbergoplossing zorgt ervoor dat u de producten selecteert die het best passen bij uw opberg- en archiveringsbehoeften.

Als het draait om het vervoeren, toegang hebben tot of het archiveren van documenten, kies Bankers Box®, de beste op de markt.


 

Gerelateerde artikelen

Gerelateerde producten

Bankers Box® System flip top kubus - blauw
Bankers Box® System flip top kubus - blauw
Bankers Box® System Standaard archiefdoos
Bankers Box® System Standaard archiefdoos