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Convertissez votre entreprise à la destruction de documents à l´interne pour réaliser des économies et améliorer votre sécurité et votre productivité.

De nombreux facteurs doivent être considérés avant de sélectionner une déchiqueteuse. Combien de déchiqueteuses seront nécessaires pour une grande entreprise? Le type de déchiqueteuses varie également d´un bureau à l´autre en fonction des exigences de sécurité, des volumes et de l´aspect pratique pour les employés. Même si un service de destruction de documents en sous-traitance peut apparaitre, à première vue, comme une bonne solution pour la gestion de grands volumes de documents, elle offre également de nombreux inconvénients. Votre entreprise utilise probablement un service de déchiquetage, mais les coûts de ce service en font une option discutable. Voici quelques conseils pour la création d´un plan d´acquisition d´une déchiqueteuse qui demeure dans vos locaux et qui peut vous aider à réaliser des économies et à améliorer la productivité générale du processus de destruction de documents.

Évaluation du service de déchiquetage d´une entreprise en sous-traitance

Les entreprises qui gèrent de gros volumes de documents confidentiels utilisent probablement les services d´une société de déchiquetage. Cependant, l´externalisation des services de déchiquetage comporte beaucoup d´inconvénients.

1. Le coût

Les services de déchiquetage peuvent coûter plus cher que la destruction des documents à l´interne, mais si une entreprise doit adhérer à une politique sur la protection des renseignements personnels ou à une politique de gestion des documents, les sociétés de déchiquetage sont perçues comme un coût inévitable par toute entreprise qui se doit de répondre à ces processus tout en gérant un volume élevé de documents à détruire. Ces coûts peuvent être réduits en détruisant les documents à l´interne tout en respectant les règlementations les plus strictes.

2. La planification

Les entreprises de déchiquetage de papier doivent planifier des visites régulières pour ramasser les documents à détruire, mais cela signifie également que les documents confidentiels demeurent non déchiquetés et à risque entre deux périodes de ramassage.

3. Les risques de brèche de sécurité externe

Le ramassage des documents à éliminer n´élimine pas le risque que vos documents tombent entre de mauvaises mains. La conversion au déchiquetage en interne élimine les compromis que les entreprises doivent concéder aux sociétés de déchiquetage. En présentant cette proposition, ne s´en tenir qu´aux chiffres afin de montrer les économies qu´une conversion permet de réaliser. Le tableau ci-dessous révèle que des économies sont possibles.

In House shredding

Lignes directrices pour une conversion au déchiquetage à l´interne

En tant que gestionnaire de bureau, gestionnaire d´un département, ou directeur des installations, vous pouvez proposer de gérer la destruction des documents à l´interne afin de réaliser des économies, améliorer la productivité et garantir la sécurité de l´entreprise. Ces mesures simples peuvent faciliter la transition. Puisque les services de déchiquetage sont habituellement utilisés par de grandes entreprises avec un volume élevé de documents à gérer, nous utiliserons notre modéle le plus complexe pour illustrer une conversion.

Comprendre les besoins de votre entreprise en destruction de documents

Définir une politique régissant le déchiquetage de documents pour l´entreprise

La création d´une politique de destruction de documents donne aux employés des directives claires sur les types de documents concernés par le déchiquetage. Les types de documents varient d´une entreprise à l´autre et vous devrez évaluer ceux pour votre entreprise susceptible de renfermer des informations importantes qui ne doivent pas être divulguées. À titre d´exemple, la liste ci-dessous peut vous assister :

  • Les documents contenant des renseignements sur vos clients
  • Les demandes de crédit de vos clients crédit
  • Les candidatures et les documents de vérifications des références
  • La documentation sur l´assurance maladie des employés
  • Les documents sur les salaires et les informations bancaires

 

Fréquence et volume

L´évaluation des besoins en déchiquetage ne se limite pas seulement à savoir ce que les départements doivent et ne doivent pas détruire. Il s´agit plus tôt d´une question de volume Certains départements, comme le département des ressources humaines ou des finances, peuvent avoir besoin de détruire des documents fréquemment, en grande quantité sur de longues périodes et avec un niveau de sécurité élevé nécessitant une grande déchiqueteuse à coupe-croisée. D´autres encore peuvent ne pas avoir le même volume de document à détruire, mais le font plus souvent tout au long de la journée.

Grand volume de déchiquetage

Pour les départements ou les zones du bureau qui requièrent une déchiqueteuse pour un usage intensif, une déchiqueteuse commerciale sera la solution la plus adaptée. Créer un poste de déchiquetage, généralement prés d´un photocopieur ou d´une autre machine d´entreprise partagée. Les déchiqueteuses commerciales peuvent également être équipées d´un systéme de prévention contre le bourrage de papier, et offrir un fonctionnement silencieux pour les espaces de travail partagés, ainsi qu´une lubrification automatique, et peuvent traiter de grands volumes sur de longues durées et parfois même fonctionner en continu.

Le cycle de fonctionnement?
Le cycle de fonctionnement correspond à la durée pendant laquelle une déchiqueteuse peut fonctionner en continu avant que le moteur n´ait besoin de refroidir. Plus le cycle de fonctionnement est long, plus la machine pourra fonctionner sans interruption.

 

Le déchiquetage haute fréquence

Pour les départements où les déchiqueteuses sont utilisées plus fréquemment tout au long de la journée, les déchiqueteuses personnelles sont plus pratiques. Par exemple, le département de la gestion des dossiers médicaux d´un l´hôpital peut avoir besoin de détruire des documents rapidement. Dans certains cas, les déchiqueteuses individuelles haute fréquence s´avérent plus polyvalentes. De nombreuses déchiqueteuses individuelles à coupe croisée offrent une protection contre les bourrages de papier, un fonctionnement silencieux, et des caractéristiques de sécurité pour éviter les accidents. De nombreuses déchiqueteuses individuelles peuvent gérer des documents attachés avec des trombones des agrafes et peuvent détruire les cartes de crédit et les CD, ce qui, dans un environnement de déchiquetage à haute fréquence, améliore la productivité en réduisant la nécessité de préparer un document avant de le déchiqueter.

Le déchiquetage haute productivité Les déchiqueteuses automatiques
Pour encore plus de productivité, les déchiqueteuses à alimentation automatique offrent une performance inégalée. Les déchiqueteuses à alimentation automatique fonctionnent sans avoir besoin d´alimenter le papier manuellement, permettant aux employés de se consacrer à d´autres tâches. Les modéles à alimentation automatique sont disponibles en version commerciale et individuelle et certains acceptent les trombones et les agrafes avec la même facilité que les déchiqueteuses traditionnelles.

L´utilisation d´une carte de conversion pour le placement stratégique des déchiqueteuses dans le bureau

Le plan de conversion consiste à déterminer combien et quels types de déchiqueteuses seront nécessaires et où elles seront situées dans chaque département. Posez des questions et observez les pratiques de chaque département. Notez la fréquence de ramassage des services de déchiquetage et l´utilisation des corbeilles par les employés. Le résultat de ces observations vous permettra de déterminer le nombre de déchiqueteuses commerciales et individuelles dont votre entreprise aura besoin. Utilisez outil de sélection pour vous aider dans votre choix si nécessaire.

Small Office shredding

Les petites déchiqueteuses individuelles pour une utilisation fréquente

In House shredder location

 

 

Commercial shredding

Les déchiqueteuses commerciales pour les gros volumes

Commercial shredder location

 


Conjuguez les forces de différents types de déchiqueteuses au sein d´un même département

Dans certains cas, un département aura besoin des deux types de déchiqueteuses. Certaines personnes peuvent travailler fréquemment sur des documents confidentiels, tandis que le département dans son ensemble détruit de larges volumes de document.

Single Department Shredding

 

 

Comprendre les besoins de votre entreprise en matière de destruction de documents peut vous aider à introduire des politiques de destruction des documents efficace, de réaliser des économies en gérant le déchiquetage en interne, et d´améliorer la productivité en plaçant la bonne déchiqueteuse à un endroit stratégique au sein de chaque département.

Voir également

Déchiquetage confidentiel

Consultez les évaluations des déchiqueteuses les mieux notées