Aktenvernichtung vor Ort oder außer Haus - Welche Möglichkeit sollte man verwenden?

Zum einen ist es wichtig, vertrauliche Unterlagen sicher abzulegen zum anderen ist es genauso wichtig, diese ordnungsgemäß zu entsorgen.

Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen Daten vernichten, sobald diese für rechtliche oder praktische Zwecke nicht mehr gebraucht werden.

Sie sollten auch für die Vernichtung von Akten aus anderen Gründen vorbereitet sein. Dazu gehört das Recht der Leute, zu fordern, dass ihre persönlichen Daten gelöscht werden, sobald die Organisation sie nicht mehr benötigt, wenn sie rechtswidrig verwendet wurden, oder falls diese erteilt wurden als sie noch ein Kind waren.

Um sicherzustellen, dass Ihre Organisation mit der DSGVO konform arbeitet, ist es wichtig, die korrekten Aktenvernichtungsprozesse zu implementieren.

Für die Entsorgung vertraulicher Dokumente gibt es drei Möglichkeiten. Diese sind:

• Einen mobilen Aktenvernichtungsanbieter in Ihr Unternehmen zu bestellen

• Einen Drittanbieter beauftragen, die Dokumente abzuholen und diese extern zu vernichten

• Mit ihrem eigenen Aktenvernichter in Ihrem Arbeitsbereich, für eine Datenvernichtung vor Ort.

Es mag vielleicht weniger zeitaufwändig und einfacher sein, einen Drittanbieter die Arbeit übernehmen zu lassen, aber es gibt Gründe, warum dies nicht immer die beste Wahl ist.

Mobile Datenvernichtung ist weniger sicher

Obwohl die mobile Aktenvernichtung den Vorteil hat, dass der Anbieter die Arbeit verrichtet und die anschließende Papierentsorgung vornimmt, ist dies nicht immer der sicherste Weg zum Vernichten von vertraulichen Dokumenten.

Es lohnt sich, das Risiko der Überreichung personenbezogener Daten oder anderer vertraulicher Unterlagen an externe Organisationen näher zu überlegen.

Abfangrisiken

Ein gewisses Risiko besteht immer, wenn die Dokumente zur Entsorgung vom Ort entfernt werden. Diese umfassen den zufälligen Verlust, Preisgabe unter Zwang, Spionage, sowie Entführung oder Diebstahls des Fahrzeugs.

All diese Ereignisse können dazu führen, dass eine Verletzung der Datensicherheit entsteht, die möglicherweise, entsprechend den DSGVO Anforderungen, gemeldet werden müsste. Sollten personenbezogene Daten verloren gehen oder offengelegt werden, könnte dies zu Identitätsdiebstahl und Betrug, finanziellen Verlusten und Schäden für den Ruf des Unternehmens führen.

Wenn jedoch die Aktenvernichtung im Haus durchgeführt wird, ist es ebenso wichtig, dass dies regelmäßig und zeitnah getan wird und vertrauliche Unterlagen nicht am Arbeitsplatz liegen bleiben, wo Zugriff durch unbefugte Personen ein Problem werden kann.

Zeitaufwand

Falls der Zeitaufwand für die Datenvernichtung das Hauptproblem ist, dann sind die Fellowes AutoMax Aktenvernichter die richtige Wahl. Dank der automatischen Aktenvernichtung sparen Sie Zeit und vernichten Ihre Daten auf sichere Weise.

Legen Sie die Dokumente ein, schalten Sie das Gerät ein und wenden Sie sich wieder Ihrer Arbeit zu. Der automatische Aktenvernichter erledigt die Arbeit selbstständig und es ist kein weiteres Eingreifen Ihrerseits erforderlich.

Maßgeschneidert auf Ihren Bedarf

Egal, welchen Datenvernichtungsprozess Sie verwenden, es ist wichtig, dass Sie die Sicherheitsstufe Ihres Aktenvernichters an die diversen Sicherheitsbedürfnisse der verschiedenen Abteilungen anpassen. Ein Aktenvernichter mit DIN Sicherheitsstufe P-4 ist für allgemeine Büros/Abteilungen ausreichend. Für Rechts-, Finanz- oder Personalabteilungen ist ein Gerät mit DIN Sicherheitsstufe P-5 geeignet. Ein Aktenvernichter mit DIN Sicherheitsstufe P-7 empfiehlt sich für militärische oder staatliche Angelegenheiten. Sollte das Volumen ihrer Dokumente extrem hoch sein, dann wäre ein mobiler Anbieter vielleicht die schnellere und einfachere Lösung. Man muss aber das Risiko der Übergabe von vertraulichen Dokumenten an Dritte immer im Auge behalten.

Es gibt auch interne Lösungen für große Papiermengen. Ein Aktenvernichter mit automatischer Papierzufuhr, der mehrere hundert Blätter in ein paar Minuten vernichten kann, könnte eine hoch produktive Alternative zu einem Drittanbieter sein. Bei dieser Art der Aktenvernichtung, es ist nicht erforderlich, dass Personal neben dem Aktenvernichter steht, während er in Gebrauch ist.