Fellowes logo and banner
Drei Gründe für den Einsatz von Aufbewahrungsboxen in Ihrem Büro

Drei Gründe für den Einsatz von Aufbewahrungsboxen in Ihrem Büro.

Von der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bis hin zur Produktivitätssteigerung des Arbeitsalltags bieten Ablage- und Archivierungssysteme einen unschätzbareren Vorteil für den Geschäftsbetrieb.

Die meisten Büros verfügen nach wie vor über eine beträchtliche Menge an wichtigen Dokumenten, die auf kurze bis mittelfristige Sicht nicht recycelt oder vernichtet werden können.

Von Verträgen, Lizenzen und Zertifikaten bis hin zu rechtlichen, finanziellen und personenbezogenen Daten sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ein breites Spektrum an Unterlagen für mehrere Jahre aufzubewahren. Während die Aufbewahrungsdauer für verschiedene Arten von Dokumenten in Europa unterschiedlich festgelegt ist und personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden sollten, ist die ordnungsgemäße und sichere Aufbewahrung solcher Dokumente heute wichtiger denn je.

Hochwertige Aufbewahrungsboxen sind die ideale Möglichkeit, um Ihre Daten sicher und nachhaltig aufzubewahren. Diese bieten den doppelten Vorteil einer recycelten und wiederverwertbaren Lösung, die sich an Umweltschutzstandards orientiert, sowie ein robustes Design für den langfristigen Gebrauch.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie ein Archivierungssystem die Produktivität und Sicherheit erhöhen kann:

1. Sichere Aufbewahrung

Die DSGVO hat die korrekte Aufbewahrung personenbezogener Daten zur Priorität für jedes Unternehmen gemacht, das diese Daten verwaltet. Unternehmen sind daher dafür verantwortlich, Daten sicher, geschützt und prüfbar zu halten, und dazu gehört auch, vertrauliche Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren und vor neugierigen Blicken zu schützen.

Das Hinterlassen von Unterlagen an Arbeitsplätzen oder auf gemeinsam genutzten Flächen innerhalb eines Büros kann ernste Folgen nach sich ziehen. Hier zeigt sich jedoch, dass die Unternehmen dabei nicht immer so vorsichtig vorgehen, wie sie es eigentlich sollten. Die Sanktionen, mit denen Unternehmen bei einem Datenverstoß konfrontiert werden, können erhebliche finanzielle Bußgelder, Rufschädigung und Verlust des Kundenvertrauens umfassen. Forschungsergebnisse von Fellowes haben jedoch ergeben, dass rund 50 Prozent der Befragten Zeugen einer nachlässigen Aufbewahrung vertraulicher oder personenbezogener Daten in einem Büro waren.

Eine effektive Ablage und Archivierung reduziert das Risiko, dass Dokumente von Unbefugten eingesehen oder mitgenommen werden.

2. Platz- und kostensparende Aufbewahrung

Optimierte Aufbewahrungslösungen können eine beträchtliche Menge an verfügbarem Stauraum freisetzen, Unternehmen bei der besseren Verwaltung ihrer Ressourcen unterstützen und Nutzflächen für andere Zwecke freigeben.

Die Aufbewahrung von Akten und Unterlagen in optimierten Aufbewahrungseinheiten kann sogar ein kosteneffektives Wachstum des Unternehmens fördern, indem sie zusätzlichen Platz für mehr Mitarbeiter schafft und den Bedarf an neuen Räumlichkeiten reduziert.

Zu den wirklich platzsparenden Lösungen gehören robuste Heavy-Duty Boxen sowie stapelbare Lagereinheiten, die bis zu sieben Kartons hoch gestapelt werden können.

3. Schneller Zugriff

Angesichts der höheren Produktivität, die alle Unternehmen in ganz Europa vorrangig verfolgen, ist es wichtig, den Menschen zu helfen, schnell und effizient zu arbeiten. Dazu zählt auch die Zeit, die sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Die Notwendigkeit, wichtige Dokumente leicht auffinden zu können, ist seit dem Inkrafttreten der DSGVO noch wichtiger geworden. Dies räumt den betroffenen Personen das Recht ein, Einzelheiten über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten anzufordern, und verpflichtet die Unternehmen, Anfragen auf Zugang zu Daten nachzukommen oder Daten zu löschen.

Die Zeit, die sonst mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird, kann durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten und Akten im geeigneten Aufbewahrungssystemen eingespart werden. Für einen einfacheren Zugriff auf die Unterlagen bieten Archivsysteme vielseitige Einheiten, die horizontal oder vertikal, mit oder ohne Schubladen verwendet werden können. Darin können A4-Mappen, Stehsammler, Ordner und Ringbücher aufbewahrt werden und sie sind ideal für Unterlagen, auf die Sie regelmäßig zugreifen.

Es ist wichtig, einen klaren, logischen und einheitlichen Kennzeichnungsansatz zu entwickeln. Dabei sollten sich alle Kollegen auf ein Kennzeichnungssystem einigen, damit jeder Benutzer Dokumente schnell identifizieren und finden kann. Hierzu dient ein großes Beschriftungsfeld an der Vorderseite der Schubladen.

 

 

Drei Gründe für den Einsatz von Aufbewahrungsboxen in Ihrem Büro

Drei Gründe für den Einsatz von Aufbewahrungsboxen in Ihrem Büro.

Von der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bis hin zur Produktivitätssteigerung des Arbeitsalltags bieten Ablage- und Archivierungssysteme einen unschätzbareren Vorteil für den Geschäftsbetrieb.

Die meisten Büros verfügen nach wie vor über eine beträchtliche Menge an wichtigen Dokumenten, die auf kurze bis mittelfristige Sicht nicht recycelt oder vernichtet werden können.

Von Verträgen, Lizenzen und Zertifikaten bis hin zu rechtlichen, finanziellen und personenbezogenen Daten sind Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, ein breites Spektrum an Unterlagen für mehrere Jahre aufzubewahren. Während die Aufbewahrungsdauer für verschiedene Arten von Dokumenten in Europa unterschiedlich festgelegt ist und personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden sollten, ist die ordnungsgemäße und sichere Aufbewahrung solcher Dokumente heute wichtiger denn je.

Hochwertige Aufbewahrungsboxen sind die ideale Möglichkeit, um Ihre Daten sicher und nachhaltig aufzubewahren. Diese bieten den doppelten Vorteil einer recycelten und wiederverwertbaren Lösung, die sich an Umweltschutzstandards orientiert, sowie ein robustes Design für den langfristigen Gebrauch.

Hier sind drei Möglichkeiten, wie ein Archivierungssystem die Produktivität und Sicherheit erhöhen kann:

1. Sichere Aufbewahrung

Die DSGVO hat die korrekte Aufbewahrung personenbezogener Daten zur Priorität für jedes Unternehmen gemacht, das diese Daten verwaltet. Unternehmen sind daher dafür verantwortlich, Daten sicher, geschützt und prüfbar zu halten, und dazu gehört auch, vertrauliche Dokumente ordnungsgemäß aufzubewahren und vor neugierigen Blicken zu schützen.

Das Hinterlassen von Unterlagen an Arbeitsplätzen oder auf gemeinsam genutzten Flächen innerhalb eines Büros kann ernste Folgen nach sich ziehen. Hier zeigt sich jedoch, dass die Unternehmen dabei nicht immer so vorsichtig vorgehen, wie sie es eigentlich sollten. Die Sanktionen, mit denen Unternehmen bei einem Datenverstoß konfrontiert werden, können erhebliche finanzielle Bußgelder, Rufschädigung und Verlust des Kundenvertrauens umfassen. Forschungsergebnisse von Fellowes haben jedoch ergeben, dass rund 50 Prozent der Befragten Zeugen einer nachlässigen Aufbewahrung vertraulicher oder personenbezogener Daten in einem Büro waren.

Eine effektive Ablage und Archivierung reduziert das Risiko, dass Dokumente von Unbefugten eingesehen oder mitgenommen werden.

2. Platz- und kostensparende Aufbewahrung

Optimierte Aufbewahrungslösungen können eine beträchtliche Menge an verfügbarem Stauraum freisetzen, Unternehmen bei der besseren Verwaltung ihrer Ressourcen unterstützen und Nutzflächen für andere Zwecke freigeben.

Die Aufbewahrung von Akten und Unterlagen in optimierten Aufbewahrungseinheiten kann sogar ein kosteneffektives Wachstum des Unternehmens fördern, indem sie zusätzlichen Platz für mehr Mitarbeiter schafft und den Bedarf an neuen Räumlichkeiten reduziert.

Zu den wirklich platzsparenden Lösungen gehören robuste Heavy-Duty Boxen sowie stapelbare Lagereinheiten, die bis zu sieben Kartons hoch gestapelt werden können.

3. Schneller Zugriff

Angesichts der höheren Produktivität, die alle Unternehmen in ganz Europa vorrangig verfolgen, ist es wichtig, den Menschen zu helfen, schnell und effizient zu arbeiten. Dazu zählt auch die Zeit, die sie mit der Suche nach Dokumenten verbringen.

Die Notwendigkeit, wichtige Dokumente leicht auffinden zu können, ist seit dem Inkrafttreten der DSGVO noch wichtiger geworden. Dies räumt den betroffenen Personen das Recht ein, Einzelheiten über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten anzufordern, und verpflichtet die Unternehmen, Anfragen auf Zugang zu Daten nachzukommen oder Daten zu löschen.

Die Zeit, die sonst mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird, kann durch die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Dokumenten und Akten im geeigneten Aufbewahrungssystemen eingespart werden. Für einen einfacheren Zugriff auf die Unterlagen bieten Archivsysteme vielseitige Einheiten, die horizontal oder vertikal, mit oder ohne Schubladen verwendet werden können. Darin können A4-Mappen, Stehsammler, Ordner und Ringbücher aufbewahrt werden und sie sind ideal für Unterlagen, auf die Sie regelmäßig zugreifen.

Es ist wichtig, einen klaren, logischen und einheitlichen Kennzeichnungsansatz zu entwickeln. Dabei sollten sich alle Kollegen auf ein Kennzeichnungssystem einigen, damit jeder Benutzer Dokumente schnell identifizieren und finden kann. Hierzu dient ein großes Beschriftungsfeld an der Vorderseite der Schubladen.