Destrucción interna o externalizada
¿Cuál debo usar?

Aunque almacenar los documentos confidenciales de forma segura resulta vital, decidir exactamente cómo eliminarlos es igual de importante.

Según el RGPD, las empresas deben destruir los datos cuando ya no sean necesarios por motivos legales o prácticos.

También deben estar preparadas para destruir documentos por otros motivos. Estos incluyen el derecho de las personas a solicitar que sus datos personales sean eliminados si la organización ya no los necesita, si se han usado de forma ilegal o si los facilitaron cuando eran niños.

Para garantizar que tu organización cumple con el RGPD, es fundamental que disponga de los procesos adecuados de destrucción de documentos.

Para la eliminación de documentos sensibles, existen tres opciones principales, que son:

• Solicitar a un proveedor de destrucción de documentos móvil que destruya tus documentos en su vehículo dentro de tus instalaciones.

• Permitir que un proveedor de terceros se lleve los documentos para destruirlos fuera de las instalaciones.

• Utilizar tus propias trituradoras en tu lugar de trabajo para realizar una destrucción interna.

Aunque pueda parecer que es más rápido y sencillo permitir que un tercero tome parte, existen varios motivos por los que esta no es siempre la mejor opción.

Menor seguridad

Aunque la destrucción móvil incluye la ventaja de tener un proveedor que se encargue del trabajo, no siempre es la manera más segura de destruir documentos confidenciales.

Merece la pena tener en cuenta los riesgos de entregar datos personales y documentos sensibles a organizaciones externas.

Riesgo de intercepción

Desde el momento en el que los documentos salen de las instalaciones para su destrucción existen riesgos. Entre ellos, se incluyen la pérdida accidental, el abandono por emergencia, el espionaje, el secuestro o robo de un vehículo, los ataques por elementos infiltrados o el robo.

Cualquiera de estos hechos puede provocar una filtración de datos, que podría tener que denunciarse de acuerdo con los requisitos del RGPD. Si se pierden o divulgan datos personales, esto podría implicar un robo de identidad o fraude, pérdidas económicas y daños a la reputación de la empresa.

Sin embargo, si la destrucción se realiza de forma interna, es igualmente importante que se haga periódicamente y a su debido tiempo y que los documentos sensibles no estén accesibles para personas no autorizadas en el lugar de trabajo.

Tiempo utilizado

Si el tiempo que se utiliza para la destrucción es la preocupación principal, las opciones como la destructora AutoMax, con función de alimentación automática, ofrecen una alternativa interna que ahorra tiempo y es segura en comparación con la destrucción externalizada.

Los usuarios simplemente tienen que cargar el papel en la destructora, pulsar un botón y marcharse. Esto mantiene todos los documentos dentro de la empresa y no requiere la implicación de ninguna organización o persona externa.

A medida de las necesidades

Ajustar el nivel de seguridad a tus necesidades es fundamental, independientemente del proceso de destrucción que utilices.

Cuando destruyes de forma interna puedes ajustar el nivel de seguridad de la trituradora o nivel DIN a las distintas necesidades de seguridad de los diferentes departamentos. Una destructora de nivel DIN 4 ofrecería una buena seguridad en zonas generales de oficina, una de nivel DIN 5 es adecuada para departamentos jurídicos, financieros y de RR. HH. y las trituradoras de niveles DIN 6 y DIN 7 son para uso militar y gubernamental. Cuando el volumen de documentación es muy alto, una organización puede pensar que un proveedor móvil es una solución más rápida y sencilla, pero debe ser muy cuidadosa con la entrega de documentos confidenciales a estos terceros.

También existen soluciones internas para grandes cantidades de papel. Una trituradora de alimentación automática que pueda triturar varios cientos de páginas en pocos minutos puede ser una alternativa buena y muy productiva al proveedor externo, porque no necesita que el usuario esté junto a la destructora mientras se está utilizando.