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¿Qué se debe destruir en el lugar de trabajo?

¿Qué se debe destruir en el lugar de trabajo?



Ya sea documentación, CD´s o tarjetas de crédito, las destructoras son un salvavidas para cualquier lugar de trabajo que necesite destruir información confidencial.

Aunque a muchos de nosotros nos resulta gratificante introducir papeles en una máquina trituradora, es tan importante saber qué destruir como saber lo que no se debe destruir.

La mayoría de las organizaciones no desean desperdiciar mano de obra y tiempo de trituración eliminando documentación que no sea necesario destruir. Necesitan saber qué documentos son sensibles o confidenciales y cuándo destruirlos.

Los documentos que deben clasificarse para ser destruidos incluyen:

Información personal

Información personal

Datos personales puede ser cualquier información que identifique a una persona, ya sea un cliente, un empleado o un colaborador. Cualquier cosa que identifique a alguien se incluye en esta categoría, incluidos fotos, nombres, direcciones, números de teléfono, transacciones o actividad en las redes sociales.

De acuerdo con el RGPD, las empresas están legalmente obligadas a destruir los datos personales cuando ya no sean necesarios para el fin para el que fueron recogidos o si una persona solicita que sus datos personales sean eliminados.



 

Información que podría usarse para cometer un delito

Información que podría usarse para cometer un delito

La destrucción de datos personales también es importante en la lucha contra la delincuencia. Los estafadores pueden utilizar los datos personales de las personas para abrir cuentas bancarias, obtener tarjetas de crédito, préstamos y otros beneficios, comprar bienes con una identidad robada o conseguir un pasaporte o un carnet de conducir.

Cuanto más sepan estos delincuentes en relación con una persona, más convincentes pueden ser sus estafas.



 

Registros empresariales

Registros empresariales

Cada país cuenta con sus propios requisitos legales acerca de cuánto tiempo se deben conservar los contratos, acuerdos comerciales y documentos similares. En Reino Unido, este periodo suele ser de seis años una vez terminado el plazo del contrato y en Francia existe un periodo de retención de diez años para documentos contables y un periodo de 30 años para otro tipo de documentos, incluidos los documentos relacionados con adquisiciones o enajenaciones de inmuebles.

Aunque los plazos de destrucción siempre se deben comprobar cuidadosamente, este tipo de documentos debe destruirse de forma segura en el momento adecuado.



 

Registros de transacciones

Registros de transacciones

Si tienes documentos que no estén directamente relacionados con la información o la contabilidad de la empresa y que no deban conservarse, comprueba cuándo se pueden destruir. Entre ellos, se pueden incluir recibos, justificantes de depósitos y extractos de cuentas bancarias. Puede darse el caso que una vez se hayan usado estos documentos para reconciliar cuentas o reclamar gastos ya sea posible destruirlos.



 

Registros de RR. HH.

Registros de RR. HH.

El RGPD exige que los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) demuestren por qué conservan los datos de los empleados, tanto actuales como antiguos empleados. Si fuera necesario, se espera que justifiquen por qué conservan cualquier dato más allá del plazo de conservación obligatorio.

Los datos de RR. HH. deben comprobarse periódicamente y se debe obtener el permiso del empleado, si fuera necesario conservarlos más tiempo de lo habitual. Estos datos deben destruirse cuando llegue su fecha de caducidad legal.



 

Difundir el mensaje

Difundir el mensaje

Sería muy útil que cada lugar de trabajo tuviera su política de destrucción de papel y que se le explicase a cada empleado que gestione datos sensibles. Los pósteres en los lugares de trabajo pueden servir de apoyo a esta idea y recordar cuándo se deben destruir los distintos tipos de documentos y por qué.



 

Trabajo remoto

Trabajo remoto

También es buena idea asegurarse de que los trabajadores en remoto o que trabajen desde casa utilicen una trituradora y que sean conscientes de que deben almacenar los datos confidenciales de forma segura. Tienen que eliminar estos documentos en cuanto dejen de ser necesarios o en los casos en los que el RGPD lo exija.