Fellowes logo and banner

Sette consigli per un trasloco di ufficio senza intoppi

Sette consigli per un trasloco di ufficio senza intoppi.

Il trasloco di un ufficio può rappresentare un grande inizio per qualsiasi realtà aziendale.

Potrebbe essere dovuto ad un’esigenza pratica come un cambiamento nell’organico o una fusione ma, se fatto bene, dà alle aziende la possibilità di apportare dei cambiamenti positivi, rinnovare le prassi lavorative e motivare i dipendenti.

Un elemento che deve essere pianificato prima di tutto ciò è il trasferimento dell’ufficio.

Il lavoro di squadra è la chiave per il trasloco di un ufficio. Una buona pianificazione, una checklist completa e la partecipazione da parte di tutti possono contribuire a far sì che tutto proceda senza intoppi. Le persone possono arrivare al loro nuovo posto di lavoro piene di energia e pronte per un nuovo inizio, piuttosto che lasciarsi travolgere dal caos dell’ultimo minuto di un trasloco fatto in fretta e furia.

Facendo le cose nel modo giusto, sarai sulla buona strada per creare un ambiente produttivo, salutare e felice. Ecco i nostri sette consigli per fare in modo che il trasloco di un ufficio sia un successo:

1. Prendi solo quello di cui hai bisogno

Diversi mesi prima della data del trasloco, il primo passo deve essere quello di fare un inventario di ogni cosa presente nell’ufficio.

Dai documenti e fascicoli obsoleti per ragioni legali o pratiche, alle apparecchiature che nessuno usa da più di un anno o che non saranno necessarie nel nuovo ufficio, tutto ciò che non serve deve essere distrutto, riciclato o donato in beneficenza.

2. Verifica il resto

Una volta che hai stabilito i fascicoli, i mobili e le attrezzature che andranno nel nuovo edificio, è giunto il momento di pensare ai requisiti di imballaggio.

Verifica il numero degli oggetti piccoli, medi e pesanti in ogni area, inclusa la reception, gli uffici, le sale convegni e le cucine. Creando una checklist delle attrezzature, potrai ordinare il numero esatto e i tipi di scatole necessarie per ogni spazio.

3. Abbina le scatole agli oggetti

Le scatole devono essere abbinate agli oggetti da imballare. In ogni area dovrai calcolare quante scatole piccole ti occorrono per gli oggetti più piccoli e pesanti come libri, cancelleria e telefoni.

Le scatole di medie dimensioni possono contenere oggetti più leggeri e le scatole di grandi dimensioni sono pensate per contenere oggetti in tessuto come uniformi o cuscini.

4. Proteggi gli oggetti

Prima di procedere con l’imballaggio, è necessario avere a portata di mano un imballaggio protettivo.

Questo dovrebbe includere della gommapiuma per riempire tutti gli spazi tra gli oggetti contenuti nella scatola e impedirne lo scivolamento, un tessuto trapuntato per avvolgere oggetti fragili come stoviglie, quadri o specchi, e della pellicola per proteggere l’attrezzatura o la strumentazione dai graffi.

5. Inizia a riempire gli scatoloni in anticipo

Puoi semplificare il processo cominciando a inscatolare gli oggetti non essenziali o da conservare per lunghi periodi già qualche mese prima del trasloco.

Iniziando presto a riempire gli scatoloni e dividendo il lavoro in più fasi nei diversi mesi, avrai molto meno da fare la settimana prima o le due settimane prima del trasloco, cosa che contribuirà a ridurre i livelli di stress.

6. Ottimizza lo spazio di conservazione

Scegliendo scatole di alta qualità, resistenti e impilabili, sarà facile ridurre al minimo lo spazio necessario.

Scatoloni per carichi pesanti e per traslochi sono solo una delle opzioni adatte. Questi sono realizzati con un robusto cartone ondulato a doppio spessore e due strati di cartone sulla base per una maggiore resistenza. Si possono impilare fino a cinque scatole per ottimizzare lo spazio di conservazione.

7. Il giorno prima

Se hai effettuato l’imballaggio degli oggetti meno utilizzati di settimana in settimana, il giorno prima del trasloco non ti resterà altro che imballare l’attrezzatura più importante.

Quando si procede con l’imballaggio delle apparecchiature, è buona norma garantire che nel tragitto i cavi di alimentazione non vengano separati dai relativi dispositivi, avvolgendoli in una pellicola e attaccandoli con un nastro adesivo al relativo dispositivo.

Questo giorno sarà necessario fare solo una raccolta finale di oggetti fondamentali come telefoni, computer, fascicoli di lavoro attuali e la cancelleria dalla scrivania. Ciò allevierà lo stress e renderà l’ultima giornata lavorativa nel “vecchio” ufficio più positiva per tutti.

Impegnandoti a effettuare il trasloco delle persone e delle attrezzature nel nuovo ufficio con il minor sforzo possibile, potrai sicuramente mantenere alto il morale e il coinvolgimento dello staff.

 

GUARDA TUTTO