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Distruzione dei documenti in sede o fuori sede

Distruzione dei documenti in sede o fuori sede. Qual è l'opzione migliore?



Se, da un lato, l'archiviazione sicura di documenti riservati è fondamentale, decidere esattamente come eliminarli è altrettanto importante.

Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (General Data Protection Regulation, GDPR), le aziende hanno l'obbligo di distruggere i dati quando non sono più necessari a livello pratico o per legge.

Le aziende devono inoltre essere preparate alla distruzione dei documenti per altri motivi, ad esempio in virtù del il diritto degli interessati di richiedere la rimozione dei loro dati personali quando l'organizzazione non ne ha più bisogno oppure se i dati sono stati utilizzati illegalmente o sono stati forniti dall'interessato quando era minorenne.

Per garantire che la tua organizzazione sia conforme con il GDPR, devi applicare adeguati processi di distruzione dei documenti.

Per eliminare i documenti sensibili, hai a disposizione tre opzioni principali, elencate di seguito:

• Richiedere a un fornitore di servizio mobile di distruggere i tuoi documenti nel suo veicolo presso la tua sede.

• Richiedere a un fornitore terzo di prelevare i documenti e distruggerli fuori sede.

• Utilizzare i tuoi distruggidocumenti nel luogo di lavoro eseguendo l'operazione internamente.

Sebbene possa sembrare più veloce e semplice delegare questo incarico a un fornitore terzo, esistono alcune ragioni per cui questa non è sempre la migliore opzione.

Minore sicurezza del servizio mobile

Minore sicurezza del servizio mobile

Anche se i servizi di distruzione mobile hanno il vantaggio di poter delegare il lavoro a un fornitore, la rapida distruzione dei documenti e la rimozione dei frammenti per la macerazione non è sempre il modo più sicuro per eliminare i documenti riservati.

Occorre infatti valutare i rischi associati alla consegna di dati personali e altri documenti sensibili a organizzazioni esterne.



 

Rischio di intercettazione

Rischio di intercettazione

Non appena i documenti vengono prelevati per la distruzione fuori sede, entrano in gioco una serie di rischi, tra cui perdita accidentale, abbandono di emergenza, spionaggio, dirottamento o furto del veicolo, attacco o furto interno.

Tutti questi eventi possono portare a una violazione dei dati, con il conseguente obbligo di segnalazione ai sensi del GDPR. La perdita o la divulgazione di dati personali possono risultare in furti di identità o frodi, perdite finanziarie e danni alla reputazione aziendale.

Tuttavia, se la distruzione dei documenti è effettuata in sede, è altrettanto importante che venga eseguita regolarmente e con tempestività e che i documenti sensibili non vengano abbandonati in luoghi potenzialmente accessibili a persone non autorizzate.

 

Fattore tempo

Fattore tempo

Se il problema principale è il tempo richiesto per svolgere questa attività, opzioni quali il distruggidocumenti AutoMax, con funzionalità di alimentazione automatica, offrono un'alternativa "in sede" sicura e salvatempo rispetto alla distruzione esterna.

Gli utenti devono semplicemente impilare i fogli sul distruggidocumenti e premere un pulsante. La macchina farà il resto. In questo modo tutti i documenti rimangono all'interno dell'azienda e non è necessario affidarsi a organizzazioni o fornitori esterni.



 

Personalizzazione in base alle esigenze

Personalizzazione in base alle esigenze

Indipendentemente dal processo di distruzione dei documenti adottato, è essenziale riuscire a soddisfare il livello di sicurezza richiesto.

Se la distruzione viene effettuata in sede, puoi adattare il livello di sicurezza del distruggidocumenti o il livello DIN alle esigenze specifiche di ogni reparto. Un distruggidocumenti di livello DIN 4 offre un grado di sicurezza accettabile per gli uffici generali, mentre uno di livello DIN 5 è adatto ai reparti legali, finanziari e delle Risorse umane; quelli di livello DIN 6 e 7 sono infine destinati all'uso militare o governativo. Nel caso in cui il volume di documenti cartacei sia particolarmente elevato, un'organizzazione può ritenere più rapido e semplice rivolgersi a un fornitore mobile, ma la consegna di documenti riservati a terzi richiede cautela.

Anche per la distruzione di elevati volumi cartacei esistono soluzioni in sede. Un distruggidocumenti ad alimentazione automatica in grado di triturare diverse centinaia di fogli in pochi minuti può rappresentare un'alternativa efficace e altamente produttiva a un fornitore terzo, poiché non richiede la presenza dell'utente durante il funzionamento della macchina.