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Anche le aziende sono vulnerabili per quanto riguarda la frode di identità aziendale. Sempre più aziende in Europa ne rimangono vittima. Ciò si verifica quando si utilizzano l'identità di un'azienda inesistente o di un'altra impresa per sostenere l'attività illecita. Ciò al fine di ottenere accesso al credito a nome della vostra azienda, o rubare ai clienti. I truffatori utilizzano le identità aziendali rubate per attirare clienti e aziende di credito, ottenere carte di credito o ordinare beni, per poi scomparire prima che arrivino le fatture, lasciando così le ignare società defraudate a raccogliere i pezzi. Inoltre, se non si dispone di una politica di protezione dei dati, la vostra azienda potrebbe esporre i dati dei propri clienti o dipendenti ai truffatori.
In questi casi vi possono essere danni rilevanti non solo per chi tratta con la società, ma anche per la reputazione dell'azienda e il bene più prezioso, il suo marchio.
Un approccio proattivo è di vitale importanza per la sicurezza dell'ufficio, in particolare quando si tratta di documenti cartacei che possono essere facilmente trascurati quando ci si concentra maggiormente sulle misure digitali di sicurezza. Domande cartacee compilate dai dipendenti e allegati di posta elettronica che sono stati stampati possono facilmente cadere nelle mani sbagliate, perciò non lasciateli in giro per l'ufficio, ma distruggeteli.
Per proteggersi dal furto di identità, tutti i dipendenti devono eliminare in modo sicuro i documenti aziendali. È fondamentale che le aziende abbiano una chiara politica in merito e che sia possibile mostrare al personale come possono contribuire a proteggere la loro identità e quella della società. È altresì essenziale fornire ai dipendenti gli strumenti per realizzare ciò, garantendo a tutti la possibilità di utilizzare un distruggidocumenti.
A Fellowes shredder offers you a document shredding machine to cater for your individual home or office environment. We provide a range of shredders including:
Distruggidocumenti per uso personale - Distruzione ininterrotta fino a 10 minuti. Distruggidocumenti casa e piccolo ufficio - Distruzione ininterrotta per 10-45 minuti. Distruggidocumenti per ufficio - Uso professionale | Distruzione continua. Distruggidocumenti alta sicurezza - Massima riservatezza per usi speciali. Distruggidocumenti automatici - Distruzione automatica. Accessori per distruggidocumenti - Olio lubrificante e sacchetti per distruggidocument.
• Iscrivete la vostra azienda al Registro delle Imprese e ai servizi di archiviazione elettronica, notificazione e controllo che impediscono ai ladri di identità di cambiare i nomi dei titolari e "appropriarsi" a tutti gli effetti dell'azienda.
• Always make sure that sensitive, confidential or unwanted information is disposed of properly and securely preferably using a cross-cut shredder. Make sure anything including containing financial, personal, customer or employee details are shredded immediately before being thrown away - you should also shred any unwanted business plans, marketing plans or strategy documents. Don't forget to shred CD's too before throwing them away.
• Assicuratevi che tutto il personale sia pienamente consapevole del rischio del furto d'identità. Realizzate delle guide riguardanti la gestione, l'archiviazione e lo smaltimento dei dati sensibili, sia online che offline. Se necessario, tenete corsi di aggiornamento e di formazione affinché i dipendenti siano a conoscenza delle attività da compiere.
• Controllate sempre l'identità dei vostri clienti. Le agenzie di credito alle aziende o ai consumatori offrono un'ampia gamma di soluzioni per autenticare e verificare l'esistenza e l'identità dei clienti.
• Fate in modo che tutto il personale abbia accesso a un distruggidocumenti a frammento. Collocate tali macchine vicino a fotocopiatrici o stampanti per distruggere facilmente e velocemente documenti lasciati sul vassoio della carta.
• Assicuratevi che le informazioni riservate siano conservate in modo sicuro in archivi con serratura e che la combinazione sia cambiata ogni 6 mesi o ogni volta che qualcuno lascia l'azienda o non vi deve più accedere.
• Controllate che i software anti-virus e i firewall siano sempre aggiornati; entrambe queste azioni sono essenziali. Controllate sempre il pulsante di blocco nella parte inferiore dello schermo quando inviate informazioni sensibili o riservate tramite un sito web: ciò garantisce che le informazioni sono crittografate.
• Prima di smaltire, vendere o regalare un vecchio computer, siate sicuri che i dati in esso contenuti siano stati tutti rimossi.
• Non inviate per e-mail o spedite file grafici del logo aziendale a meno che non lo si invii ad un destinatario conosciuto, per uno motivo legittimo. Assicuratevi sempre che il vostro marchio sia protetto su siti web e nelle e-mail in modo che non possa essere salvato come immagine e utilizzato senza il vostro consenso.
• Non gettate o date fogli bianchi intestati a clienti o fornitori e distruggete sempre qualsiasi informazione su carta intestata così che non possa essere utilizzata da malintenzionati.
• Non dimenticate mai documenti nelle sale riunioni, sulle fotocopiatrici o stampanti, soprattutto se contengono dati sensibili.
• Non lasciate mai niente sulla scrivania di notte e chiudete a chiave i documenti altamente confidenziali e tutti i supporti informatici rimovibili prima di lasciare l'ufficio.
• Distruggete i documenti indesiderati e i CD/DVD prima di lasciare l'ufficio; non lasciate che sia qualcun altro a distruggerli.
• Le chiavi devono essere conservate in posti sicuri quando non utilizzate; non è sufficiente nasconderle sotto un vaso o lasciarle sulla scrivania.
• Non rivelate mai né scrivete da qualche parte le vostre password.
• Tenete in ordine l'area di lavoro; in questo modo non vi dimenticherete accidentalmente di chiudere a chiave documenti altamente confidenziali o contenenti dati sensibili.