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Che si tratti di documenti cartacei, CD o carte di credito, i distruggidocumenti sono l'ancora di salvezza per qualsiasi ambiente di lavoro che abbia l'esigenza di distruggere informazioni riservate in modo sicuro.
Sebbene molte persone trovino soddisfacente inserire fogli di carta in un distruggidocumenti, è altrettanto importante sapere cosa si deve e non si deve distruggere.
Le organizzazioni non vogliono sprecare manodopera e tempo di utilizzo del distruggidocumenti per smaltire materiale cartaceo che non è necessario distruggere. Pertanto, è necessario sapere quali documenti sono classificati come sensibili o riservati e quando distruggerli.
Sono considerati dati personali tutte le informazioni che permettono di identificare un individuo, che si tratti di un cliente, di un dipendente o di un socio. In questa categoria è inclusa qualsiasi informazione che permette di identificare un individuo, tra cui foto, nomi, indirizzi, numeri di telefono, transazioni o attività sui social media.
Ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), le aziende hanno l'obbligo di distruggere i dati personali quando non sono più necessari allo scopo per cui erano stati raccolti o quando e qualora l'interessato ne richieda la distruzione.
La distruzione dei dati personali è importante anche nella lotta contro la criminalità. I truffatori possono servirsi dei dettagli personali di un individuo per aprire conti bancari, richiedere carte di credito, prestiti o benefici, ordinare merci con un'identità rubata oppure ottenere un passaporto o una patente di guida.
Più informazioni entrano in possesso dei criminali, più efficaci saranno le loro truffe.
In ogni Paese vigono normative specifiche sui periodi di conservazione di contratti, documenti aziendali e documenti simili. Nel Regno Unito il periodo di conservazione è di sei anni oltre la durata del contratto, in Francia è di dieci anni per i documenti contabili e di trent'anni per gli altri tipi di documenti, compresi quelli riguardanti acquisizioni o dismissioni di immobili.
Sebbene le tempistiche di distruzione vadano sempre verificate attentamente, questo tipo di documenti dovrebbe essere eliminato in modo sicuro e secondo le scadenze di legge.
Se i documenti da eliminare non riguardano direttamente informazioni o conti aziendali, è necessario controllare quando è possibile distruggerli. Questi includono, ad esempio, ricevute, distinte di versamento ed estratti conto bancari. È probabile che, una volta utilizzati per verificare i conti o le spese, questi documenti possano essere distrutti.
Il GDPR richiede ai dipartimenti delle Risorse umane di dimostrare le ragioni per cui conservano i dati personali di dipendenti ed ex-dipendenti. Richiede inoltre di giustificare il motivo per cui i dati vengono conservati oltre i termini di legge.
I dati delle Risorse umane devono essere verificati regolarmente e occorre ottenere il consenso del dipendente laddove sia necessario conservarli per periodi superiori. I dati devono essere distrutti non appena raggiungono la loro scadenza legale.
È importante che ogni posto di lavoro abbia una politica di distruzione dei documenti cartacei e che sia nota a tutti i dipendenti che trattano dati sensibili. A tal fine, affiggere avvisi informativi sul luogo di lavoro può essere utile per consolidare le informazioni e ricordare al personale come, quando e perché occorre distruggere i diversi tipi di documenti.
È inoltre opportuno verificare che i dipendenti che lavorano da casa o in remoto siano muniti di un distruggidocumenti e siano informati sulla necessità di conservare i dati riservati in modo sicuro. Questi collaboratori dovranno smaltire in modo sicuro il materiale cartaceo non appena diventa superfluo oppure se ne è richiesta leliminazione ai sensi del GDPR.
Il GDPR e i documenti cartacei
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Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)