1. Traga apenas o necessário

Alguns meses antes da data da mudança, o primeiro passo deve ser uma revisão de todos os objetos existentes nas instalações.

Tudo, desde papéis e ficheiros que já não são necessários por razões legais ou práticas, a equipamento que já não é utilizado há mais de um ano ou que não será utilizado na nova localização, deve ser triturado, destruído, reciclado ou doado a instituições de caridade.

2. Reveja o resto

Quando tiver as pastas, o mobiliário e o equipamento do seu novo edifício, é altura de pensar nas necessidades de embalagem.

Avalie o número de artigos pequenos, médios e pesados em cada área, incluindo receção, escritórios, salas de conferência e cozinhas. Ao criar uma lista de verificação do equipamento, pode encomendar o número certo de caixas e tipos de caixas para cada divisão.

3. Faça corresponder as caixas aos objectos

As caixas de embalagem devem ser adaptadas às mercadorias a embalar.

Em cada área, calcule quantas caixas pequenas são necessárias para os artigos mais pequenos e mais pesados, como livros, artigos de papelaria e aparelhos telefónicos. As caixas médias podem ser utilizadas para objetos mais leves e de maiores dimensões e as caixas grandes destinam-se a objetos em tecido, como uniformes e almofadas.

4. Medidas de proteção

Antes de embalar, tenha à mão embalagens de proteção.

Espuma protetora para preencher os espaços nas caixas para evitar que os artigos se desloquem, plástico de bolhas para embrulhar artigos delicados como louça, quadros e espelhos e rolos de película plástica para evitar riscos.

5. Comece a embalar as caixas com antecedência

Pode facilitar todo o processo embalando os objetos que não são necessários ou que serão guardados durante vários meses antes da mudança.

Além disso, se embalar um pouco de cada vez ao longo de vários meses, terá muito menos trabalho na semana ou quinzena anterior à mudança e reduzirá o stress.

6. Otimize o espaço de armazenamento

Ao escolher caixas de arrumação robustas, de alta qualidade e empilháveis, é fácil minimizar a necessidade de espaço no chão.

As caixas de carga pesada e de mudança são apenas uma opção adequada. São fabricados em cartão ondulado de dupla espessura para serviços pesados, com duas camadas de cartão no fundo para maior resistência. Podem ser empilhadas até cinco caixas de altura para otimizar o espaço de arrumação.

7. No dia anterior

Se tiver seguido um processo semanal de embalar os artigos menos utilizados, no dia anterior à mudança deve embalar apenas o equipamento mais necessário.

Ao embalar o equipamento, é aconselhável garantir que os cabos de alimentação não se separam dos dispositivos durante o transporte, envolvendo-os em película extensível e colando-os ao dispositivo em questão.

Este dia só precisa de fazer uma "arrumação" final de itens importantes como telefones, PC, pastas de trabalho atuais e material de escritório. Isto reduzirá o stress e tornará o último dia de trabalho no "antigo" escritório o mais positivo possível para todos os envolvidos

Ao estabelecer como objetivo a mudança de pessoas e equipamentos para as novas instalações com o mínimo de perturbações durante o processo de planeamento e relocalização, é possível manter o moral e o empenho dos funcionários elevados.