1. Armazenamento seguro

O RGPD tornou o armazenamento correto dos dados pessoais uma prioridade fundamental para todas as organizações que gerem dados pessoais. As empresas são responsáveis por manter os dados seguros, protegidos e auditáveis, o que inclui o armazenamento de documentos confidenciais de forma segura, longe de olhares indiscretos.

Deixar papéis nos postos de trabalho ou em superfícies comuns do escritório pode ter consequências, mas parece que as organizações nem sempre são tão cuidadosas como deveriam ser. As organizações que sofrem uma violação de dados podem ser penalizadas com coimas significativas, danos à reputação e perda de confiança dos clientes, mas a investigação da Fellowes mostra que 50% das pessoas já foram vítimas de dados confidenciais ou pessoais deixados sem vigilância num escritório.

Uma classificação e um arquivo eficazes reduzem o risco de os documentos serem vistos ou recolhidos por pessoas não autorizadas.

2. Economia de espaço e de custos

O armazenamento melhorado pode libertar quantidades significativas de espaço, ajudando as organizações a gerir melhor os seus recursos e libertando espaço para outros fins.

O simples facto de arrumar melhor os ficheiros e a papelada pode até contribuir para um crescimento rentável, proporcionando espaço adicional para mais empregados e reduzindo a necessidade de novas instalações.

As soluções que oferecem uma grande poupança de espaço incluem caixas de arrumação resistentes e unidades de arrumação empilháveis que podem ser empilhadas em até sete caixas. As armações de plástico e de aço podem ser fixadas horizontalmente e verticalmente, garantindo uma resistência e segurança ótimas.

3. Acesso fácil

Com as organizações em toda a Europa a dar prioridade ao aumento da produtividade, é importante ajudar as pessoas a trabalhar de forma rápida e eficiente, incluindo o tempo que gastam a procurar documentos.

A necessidade de encontrar facilmente a documentação também se tornou mais importante desde que o RGPD entrou em vigor. Isto dá às pessoas o direito de solicitar informações sobre quaisquer dados pessoais que lhes digam respeito e exige que as organizações satisfaçam os pedidos de acesso aos dados ou de eliminação aceitável dos mesmos.

O tempo gasto à procura de documentos pode ser eliminado se mantiver os documentos e ficheiros no tipo certo de sistema de armazenamento. Para facilitar o acesso à papelada, os armários de arquivo são unidades versáteis que podem ser utilizadas na horizontal ou na vertical, com ou sem gavetas. Estas podem guardar pastas A4, pastas de revistas, pastas de arquivo e classificadores, e são ideais para a papelada que precisa de estar acessível regularmente.

É importante criar uma rotulagem clara, lógica e consistente. Os colegas devem chegar a acordo e utilizar um sistema de etiquetagem para que todos os utilizadores possam identificar e encontrar rapidamente os ficheiros. Uma grande área de etiquetagem na parte da frente das gavetas ajuda a atingir este objetivo.