1. Almacenamiento seguro

El RGPD ha convertido el correcto almacenamiento de los datos personales en una de las principales prioridades de todas las empresas que gestionan esta información. Las empresas son las responsables de mantener los datos seguros y accesibles para las auditorías, y esto incluye mantener los documentos confidenciales correctamente almacenados, alejados de las miradas indiscretas.

Dejar los documentos sobre los escritorios o en las superficies compartidas de la oficina puede tener consecuencias graves, pero las empresas no siempre tienen el cuidado que deberían. Las empresas que incurran en violaciones de datos se enfrentan a importantes multas, además de la pérdida de confianza de los consumidores y del perjuicio para su reputación. Aun así, un estudio de Fellowes ha descubierto que el 50 % de los trabajadores han visto datos personales o confidenciales desatendidos en una oficina.

Un archivado eficiente reduce el riesgo de que los documentos puedan ser vistos o caigan en manos de personas no autorizadas.

2. Ahorro de espacio y costes

Un mejor sistema de almacenamiento puede liberar mucho espacio, lo cual ayuda a las empresas a gestionar mejor sus recursos y ofrece espacio para otros usos.

El mero hecho de colocar los archivos y documentos en un mejor sistema de almacenamiento puede resultar positivo para un crecimiento rentable, ya que libera espacio que puede destinarse para más empleados y reduce la necesidad de contar con unas instalaciones mayores.

Algunas de las soluciones capaces de liberar mucho espacio son los contenedores de archivo ultrarresistentes y los clasificadores de archivo apilables, que permiten apilar hasta siete cajas, unas encima de otras. Sus estructuras de plástico y acero se conectan horizontal y verticalmente, garantizando la máxima resistencia y seguridad.

3. Facilidad de acceso

El incremento de la productividad es una prioridad en las empresas de toda Europa, por lo que es importante ayudar a la gente a trabajar más rápido y de forma más eficiente, y esto incluye el tiempo que se tarda en encontrar los documentos.

La necesidad de localizar fácilmente los documentos también se ha convertido en algo clave desde que el RGPD entró en vigor. El Reglamento ofrece el derecho a solicitar información sobre los datos personales que una empresa conserva sobre una persona, y exige a las empresas cumplir con unas condiciones específicas de acceso a los datos y el borrado de estos.

El tiempo que se emplea en encontrar documentos puede reducirse manteniendo los papeles y los archivos en un sistema de almacenamiento adecuado. Para facilitar el acceso a los documentos, los sistemas de archivo son unidades versátiles que pueden colocarse de forma horizontal o vertical, con o sin cajones. Pueden almacenar carpetas A4, revisteros y clasificadores de palanca y carpetas de anillas, y son ideales para aquellos documentos a los que se debe acceder periódicamente.

Es importante crear un sistema de etiquetado claro, lógico y uniforme. Los empleados deberán acordar y utilizar un sistema de etiquetado que permita localizar e identificar los archivos rápidamente. Esto puede lograrse destinando una zona amplia para las etiquetas en la parte delantera de los cajones.