GDPR: Conservazione e distruzione dei documenti cartacei

GDPR e conservazione dei documenti: le migliori pratiche per la sicurezza dei dati

Scopri l’impatto del GDPR sulla conservazione dei documenti e scopri le pratiche di distruzione sicura che permettono alla tua azienda di essere conforme alle normative.

I CONSIGLI DEL COACH DELL’ UFFICIO

Il regolamento generale europeo sulla protezione dei dati (GDPR), emanato il 25 maggio 2018, ha introdotto cambiamenti significativi nel modo in cui le aziende gestiscono i dati personali, estendendone l'applicazione dalle autorità pubbliche alle piccole e medie imprese. Il GDPR disciplina rigorosamente il trattamento dei dati personali, che includono informazioni quali nomi, indirizzi, e-mail, numeri di previdenza sociale e altro ancora. Le sanzioni in caso di violazione del GDPR possono raggiungere 20 milioni di euro o il 4% del volume d'affari globale annuo dell'azienda, a seconda di quale importo è maggiore. Da qui la necessità fondamentale per le imprese di dare priorità alla protezione dei dati.

Il GDPR e la conservazione dei documenti: buone pratiche per i documenti cartacei

La nuova legislazione richiede alle aziende di adottare adeguate misure di protezione dei dati personali, inclusa la conservazione dei documenti cartacei. Per i documenti in formato elettronico e cartaceo, le aziende devono implementare misure tecniche e organizzative per garantire il trattamento sicuro dei dati. Alcune considerazioni chiave sui documenti cartacei ai sensi del GDPR:

Distruzione sicura: i documenti contenenti dati che non sono più necessari devono essere distrutti in modo sicuro usando ad esempio un distruggidocumenti.
Archiviazione organizzata: i documenti da conservare devono essere gestiti in modo da poter essere rintracciati e individuati facilmente, se necessario.
Controllo dell'accesso: i documenti sensibili devono essere conservati in armadietti chiusi a chiave, con accesso ristretto alle persone autorizzate.
Inclusione dei lavoratori da remoto: le politiche dovrebbero tenere conto dei lavoratori temporanei e da remoto, definendo le procedure per la protezione dei documenti e dei dati in loro possesso.

I principi della protezione dei dati

Ogni strategia di protezione dei dati dovrebbe rispettare i principi secondo cui i dati devono essere:

Trattati in modo lecito, equo e trasparente
Raccolti per scopi determinati, espliciti e legittimi e successivamente non trattati in modo contrario a tali scopi
Adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario
Precisi e aggiornati. Le imprecisioni devono essere elaborate, cancellate e rettificate
Conservati non più di quanto necessario
Elaborati in modo sicuro

Le regole e gli strumenti per la conformità

The Rules

1

Articolo 6: liceità del trattamento
In questo articolo sono specificati i requisiti del trattamento dei dati, chi può averne accesso e per quali finalità

2

Articolo 5(1): principi di protezione dei dati
I 6 principi della protezione dei dati assicurano che i dati vengano mantenuti non oltre il tempo necessario e che vengano distrutti in modo corretto ed in sicurezza.

3

Articoli 5(1)e e 89: materiali per l'archivio
I dati personali possono essere conservati per un periodo più lungo solo per la finalità di archiviazione nell'interesse pubblico, scientifico per ricerche storiche o statistiche, purché siano in atto le adeguate salvaguardie.

Gli strumenti

Filtri privacy PrivaScreen
Se ti trovi in un ambiente affollato o pubblico, un filtro per la privacy impedisce a occhi indiscreti di leggere il tuo schermo.

Distruggidocumenti Fellowes
Una parte essenziale di qualsiasi piano di protezione dei dati, che garantisce la distruzione sicura e corretta dei documenti.

Soluzioni di archiviazione dei documenti Bankers Box
Conserva la tua Bankers Box in un armadietto o in una stanza sicura per garantire la conformità al GDPR.

Abbiamo appena letto che uno dei principi chiave del GDPR riguarda il fatto che i dati non possono essere mantenuti più a lungo del necessario e devono essere smaltiti in modo sicuro. Ora, indagheremo sul perché la distruzione è così importante per la conformità al GDPR.

Distruzione sicura dei dati e GDPR: cosa bisogna sapere

Non è sicuro finché non è distrutto!

Le organizzazioni hanno l'obbligo legale di proteggere le informazioni sensibili di cui dispongono e distruggere i dati riservati in modo sicuro. Le aziende sono inoltre responsabili dei materiali riservati che i propri dipendenti portano fuori dagli uffici, come documenti cartacei e qualsiasi informazione che possa essere visualizzata su computer, laptop o dispositivo mobile.

Nonostante la maggiore sensibilizzazione sulle frodi di identità negli ultimi anni, questo crimine cresce a ritmo allarmante nel Regno Unito. E poiché le aziende devono gestire ogni giorno grandi volumi di informazioni, tutti sono a rischio: sia i singoli dipendenti che le organizzazioni.

Un estratto conto bancario gettato nella spazzatura, un frammento di una busta paga o un preventivo scartato possono finire nelle mani delle persone sbagliate e causare danni irreparabili ai dipendenti e all'azienda.

Il nostro ultimo report "Proteggi i tuoi dati", in cui abbiamo indagato la distruzione dei documenti in un mondo del lavoro ibrido, mostra quanto sia importante e delicata la gestione dei documenti sensibili.

Il 51% degli intervistati ritiene che il lavoro ibrido abbia aumentato le violazioni di informazioni sensibili, così come le violazioni al GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati).

Inoltre, il 49% degli intervistati ha affermato di aver visto colleghi lasciare incustoditi documenti di lavoro riservati.

1 intervistato su 4 afferma di non seguire la politica GDPR della propria organizzazione, di non esserne a conoscenza o di non ricordarne i dettagli.

Il 70% degli intervistati afferma di portare a casa documenti di lavoro stampati, di stampare documenti di lavoro a casa o di fare entrambe le cose.

Di questa percentuale, il 47% afferma di gettare tali documenti nel cestino della spazzatura o nel contenitore del riciclaggio senza prima distruggerli:

I risultati dell'indagine dovrebbero essere causa di preoccupazione, in quanto le organizzazioni devono fare di più per implementare migliori pratiche di distruzione. Scarica il report completo per scoprire come la tua azienda può mettere in atto procedure di conformità al GDPR più forti, dalla distruzione al training dei dipendenti.

PROTEGGI I TUOI DATI

Tre consigli per distruggere meglio

La distruzione sicura è la chiave per tenere i documenti confidenziali lontani da mani sbagliate e per ridurre il rischio di perdita di dati. L'uso di un distruggidocumenti per smaltire in sicurezza documenti confidenziali dovrebbe far parte della routine quotidiana di tutti, ovunque si lavori.

Non dare per scontato che tutti conoscano il GDPR. Organizza dei training per i tuoi dipendenti sul tema della gestione dei documenti e dei 6 principi della protezione dei dati. Questo training dovrebbe essere ripetuto per ogni nuovo assunto, ad ogni aggiornamento della legislazione e come parte delle regolari sessioni di aggiornamento sulla sicurezza dei dati.

Distruggi tutti i documenti cartacei contenenti informazioni sensibili prima di riciclarli o gettarli via, evitando se possibile il rischio di trasportarli da casa in ufficio o viceversa.

Dai ad ogni dipendente un accesso semplice ad un distruggidocumenti a casa e in ufficio per assicurare conformità al GDPR ovunque il tuo team lavori.

E' evidente che la distruzione è il modo migliore per eliminare in sicurezza i documenti confidenziali, proteggendo le informazioni sensibili delle aziende e le identità personali.

Agisci subito per proteggere la tua azienda.

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