RODO: Przechowywanie dokumentów papierowych i ich niszczenie

RODO i przechowywanie dokumentów: Najlepsze praktyki dla ochrony papierowych dokumentów

Dowiedz się, jak RODO wpływa na przechowywanie dokumentów i poznaj praktyki bezpiecznego niszczenia oraz narzędzia zapewniające zgodność z RODO dla firm.

POLECANE PRZEZ DORADCĘ BIUROWEGO FELLOWES

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych (RODO), które weszło w życie 25 maja 2018 roku, wprowadziło znaczące zmiany w zarządzaniu danymi osobowymi przez przedsiębiorstwa, rozszerzając swoją jurysdykcję z organów publicznych na małe i średnie przedsiębiorstwa. RODO określa rygorystyczne zasady przetwarzania danych osobowych, obejmujące informacje takie jak imiona, adresy, adresy e-mail, numery ubezpieczenia społecznego i inne. Niestosowanie się do przepisów może skutkować karą do 4% rocznego obrotu globalnego lub do 20 milionów euro, podkreślając tym samym krytyczne znaczenie dla przedsiębiorstw priorytetowej ochrony danych.

RODO i przechowywanie dokumentów: najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji papierowej

Aby dostosować się do RODO, przedsiębiorstwa muszą rozszerzyć swoje polityki ochrony danych na dokumenty papierowe. Bez względu na to, czy są przechowywane elektronicznie, czy jako kopie papierowe, organizacje muszą wdrożyć techniczne i organizacyjne środki zapewniające bezpieczne przetwarzanie danych. Kluczowe aspekty dotyczące dokumentów papierowych w ramach RODO obejmują:

Bezpieczne niszczenie: Dokumenty zawierające dane, które nie są już potrzebne, muszą być bezpiecznie niszczone za pomocą metod takich jak niszczenie w niszczarce.
Organizowane przechowywanie: Dokumenty, które wymagają przechowywania, powinny być przechowywane w sposób umożliwiający łatwe śledzenie i dostępność w razie potrzeby.
Kontrola dostępu: Wrażliwe dokumenty powinny być przechowywane w zamkniętych szafkach, z ograniczonym dostępem wyłącznie dla upoważnionego personelu.
Uwzględnienie pracowników zdalnych: Polityki bezpieczeństwa powinny obejmować pracowników tymczasowych i zdalnych, określając procedury ochrony dokumentów i danych znajdujących się w ich posiadaniu.

Zasady ochrony danych

Każda strategia ochrony danych powinna respektować zasady, że dane powinny być:

Przetwarzane zgodnie z prawem, uczciwie i w sposób przejrzysty
Zbierane w celach konkretnych, wyraźnych i legalnych, a następnie przetwarzane w sposób nieprzeczący tym celom
Odpowiednie, istotne i ograniczone do tego, co niezbędne
Dokładne i aktualne. Nieścisłości powinny być korygowane, usuwane lub prostowane
Przechowywane nie dłużej niż to konieczne
Przetwarzane w sposób bezpieczny

Zasady i narzędzia zgodności

Zasady

1

Artykuł 6: Zgodność przetwarzania
Artykuł ten reguluje sposób przetwarzania danych, kto ma do nich dostęp oraz w jakim celu

2

Artykuł 5(1): Zasady ochrony danych
Sześć zasad ochrony danych, wskazanych powyżej, zapewnia, że dane nie będą przechowywane dłużej niż jest to konieczne oraz że zostaną usunięte w sposób prawidłowy i bezpieczny

3

Artykuły 5(1)(e) i 89: Materiały archiwalne
Dane osobowe mogą być przechowywane dłużej wyłącznie w celach archiwalnych w interesie publicznym, naukowym, badawczym historycznym lub statystycznym, pod warunkiem stosowania odpowiednich zabezpieczeń

Narzędzia

Filtry prywatności PrivaScreen Blackout
Jeśli znajdujesz się w ruchliwym lub publicznym otoczeniu, filtr prywatności zapobiega ciekawskim spojrzeniom na Twój ekran.

Niszczarki Fellowes
Nieodzowna część każdego planu ochrony danych, zapewniająca bezpieczne i prawidłowe niszczenie dokumentów.

Rozwiązania do przechowywania dokumentów Bankers Box
Przechowuj swoje pudełka Bankers Box w bezpiecznej szafie lub pomieszczeniu, aby zapewnić zgodność z RODO.

Zauważyliśmy, że jednym z podstawowych zasad RODO jest to, że dane nie mogą być przechowywane dłużej, niż to konieczne, a ich usuwanie musi odbywać się w sposób bezpieczny. Poniżej zbadamy, dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne dla przestrzegania RODO.

Bezpieczne niszczenie i RODO: Co powinieneś wiedzieć

To nie jest bezpieczne, dopóki nie zostanie zniszczone na ścinki!

Każda organizacja ma prawny obowiązek chronić poufne informacje i bezpiecznie usuwać materiały poufne. Organizacja ponosi również odpowiedzialność za materiały poufne, które są zabierane poza jej teren przez jakiegokolwiek pracownika. Dotyczy to zarówno dokumentów w formie papierowej, jak i wszelkich danych widocznych na komputerze, laptopie czy urządzeniu mobilnym.

Mimo zwiększonej świadomości dotyczącej oszustw związanych z kradzieżą tożsamości w ostatnich latach, ilość tych zdarzeń nadal rośnie w niepokojącym tempie w Wielkiej Brytanii. Ponieważ codziennie mamy do czynienia z wieloma informacjami, wszyscy jesteśmy narażeni na ryzyko - zarówno jednostki, jak i organizacje.

Porzucony wyciąg bankowy, fragment informacji płacowych lub zgnieciona propozycja klienta mogą być wszystkim, czego przestępca potrzebuje, aby wyrządzić nieodwracalne szkody Tobie i Twojej firmie.

Nasz najnowszy raport „Keep It Confidential”, w którym analizowaliśmy niszczenie dokumentów w świecie pracy hybrydowej, pokazuje, jak wiele musimy zrobić w zakresie obsługi wrażliwych dokumentów.

51% uważa, że praca hybrydowa mogła zwiększyć ilość utraconych poufnych informacji lub naruszeń przepisów RODO.

46% osób widziało, jak inni zostawiają poufne dokumenty związane z pracą bez nadzoru.

Jedna na cztery osób twierdzi, że nie przestrzega polityki RODO swojej organizacji, nie wie o jej istnieniu lub nie pamięta szczegółów.

70% wszystkich respondentów zabrało dokumenty służbowe do domu, wydrukowało dokumenty w domu lub zrobiło obie te rzeczy.

Spośród nich 47% twierdzi, że nie niszczy tych dokumentów, gdy nie są już potrzebne.

Te wyniki powinny budzić niepokój, ponieważ organizacje muszą włożyć więcej wysiłku we wdrażanie lepszych praktyk niszczenia dokumentów. Pobierz pełny raport „Keep It Confidential”, aby dowiedzieć się, jak Twoja organizacja może wprowadzić silniejsze procedury zgodne z RODO, od niszczenia dokumentów po szkolenia z zakresu RODO.

ZACHOWAJ POUFNOŚĆ

Trzy wskazówki dotyczące lepszych praktyk niszczenia dokumentów

Bezpieczne niszczenie dokumentów jest kluczowe dla ochrony poufnej dokumentacji przed dostaniem się w niepowołane ręce oraz redukcji narażenia organizacji na wycieki danych. Używanie niszczarki do bezpiecznego zniszczenia poufnych dokumentów powinno być częścią naszej codziennej rutyny, niezależnie od miejsca pracy.

Nie zakładaj, że wszyscy rozumieją RODO. Edukuj wszystkich pracowników na temat wymogów RODO, obsługi danych osobowych oraz sześciu zasad ochrony danych. Szkolenie powinno być przeprowadzane dla wszystkich nowych pracowników, zawsze gdy legislacja jest aktualizowana, oraz jako część regularnych sesji przypominających o bezpieczeństwie danych.

Niszcz wszystkie poufne dokumenty przed ich recyklingiem lub usunięciem, najlepiej bez konieczności ryzykowania transportu ich z domu do biura lub odwrotnie.

Zapewnij wszystkim pracownikom łatwy dostęp do bezpiecznej niszczarki w domu i w pracy, aby zapewnić zgodność z RODO, niezależnie od miejsca, w którym pracuje Twój zespół.

Jasne jest, że niszczenie dokumentów to najlepszy sposób na bezpieczne zniszczenie poufnych materiałów, chroniąc wrażliwe informacje biznesowe i tożsamości osobiste.

Podejmij działania, aby chronić swoją firmę już dziś.

ODKRYJ NISZCZARKI FELLOWES

CHCESZ ODKRYĆ PEŁNIĘ ŻYCIA ZAWODOWEGO?

Od harmonii i spokiju do uporządkowanej przestrzeni w pracy, pomogę Ci podejmować najlepsze decyzje dla Ciebie i Twojego Zespołu. Razem odkryjemy wskazówki i porady dotyczące tworzenia lepszego życia zawodowego.

ODKRYJ MOJE PORADY

Zasoby

Did you mean ...