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RGPD: Armazenamento e destruição de documentos em papel

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) europeu, adotado em 25 de Maio de 2018, trouxe alterações significativas à forma como as empresas tratam os dados pessoais, alargando a jurisdição das autoridades públicas às pequenas e médias empresas. O RGPD estabelece regras rigorosas para o tratamento de dados pessoais e inclui informações como nomes, moradas, endereços de email, números de segurança social e muito mais. O incumprimento pode resultar em coimas até 4% do volume de negócios global ou 20 milhões de euros, o que realça a importância de as empresas darem prioridade à proteção de dados.

O RGPD e a conservação de documentos: Melhores práticas para arquivos em papel

Para cumprir os requisitos do RGPD, as organizações precisam de alargar as suas políticas de privacidade aos documentos em papel. As organizações devem aplicar medidas técnicas e organizativas para garantir a segurança do tratamento dos dados, independentemente de estes serem armazenados eletronicamente ou em papel. As principais considerações para documentos em papel ao abrigo do RGPD incluem:

  • Destruição segura: Os documentos que contêm dados que já não são necessários devem ser destruídos de forma segura, por exemplo, através de destruição.
  • Armazenamento organizado: Os documentos que têm de ser conservados devem ser armazenados de forma a facilitar a sua localização e o acesso aos mesmos quando necessário.
  • Controlo do acesso: Os documentos sensíveis devem ser guardados em armários fechados à chave, com acesso restrito ao pessoal autorizado.
  • Inclusão dos trabalhadores à distância: A política deve incluir os trabalhadores temporários e à distância e definir procedimentos para a proteção de documentos e dados na sua posse.

Os princípios da proteção de dados

Qualquer estratégia de proteção de dados deve respeitar os princípios segundo os quais os dados devem ser:

  1. Processados de forma legal, justa e transparente
  2. Recolhidos para fins especificados, explícitos e legítimos, e não ser posteriormente tratados de forma contrária a esses fins
  3. Adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário
  4. Exactos e actualizados. As inexactidões devem ser tratadas, apagadas e rectificadas.
  5. Conservados apenas durante o período necessário
  6. Processados de forma segura

Normas e ferramentas de conformidade

As regras

1

Artigo 6: Legalidade do tratamento
Este artigo regula a forma como os dados são tratados, quem os vê e com que finalidade


2

Artigo 5(1): Princípios da proteção de dados
The six data principles, highlighted above, ensure that data is kept no longer than is necessary and that it is destroyed properly and securely


3

Artigos 5(1) e e 89: Material de arquivo
Os dados pessoais podem ser conservados durante mais tempo exclusivamente para fins de arquivo de interesse público, investigação histórica científica ou estatísticas, desde que existam garantias adequadas

As ferramentas

Os filtros de privacidade PrivaScreen
Se estiver num ambiente movimentado ou público, utilize um ecrã que escureça a vista lateral para que os olhares indiscretos não consigam ler o seu ecrã.


Fellowes Shredders
An essential part of any data protection plan, providing secure and proper destruction of documents.



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Store your Bankers Box in a secure cabinet or room to ensure compliance with GDPR.


Vimos que um princípio básico do RGPD é que os dados não devem ser mantidos mais tempo do que o necessário e devem ser eliminados de forma segura. Vamos agora saber porque é que a destruição de dados é tão importante para cumprir o RGPD.

Destruição segura e RGPD: O que precisa de saber

Não é seguro até estar destruído!

Todas as organizações têm a responsabilidade legal de proteger a informação sensível e de eliminar o material confidencial de forma segura. A organização é igualmente responsável pelo material confidencial levado para fora das suas instalações por qualquer um dos seus empregados. Isto inclui documentos em papel e tudo o que possa ser visualizado num computador, portátil ou dispositivo móvel.

Apesar de uma maior sensibilização para a fraude de identidade nos últimos anos, o crime continua a aumentar a um ritmo alarmante. E porque lidamos com tanta informação todos os dias, estamos todos em risco - tanto os indivíduos como as organizações.

Um extrato bancário descartado, um fragmento de informação sobre os salários ou uma proposta de cliente amachucada podem ser tudo o que um criminoso precisa para causar danos irreparáveis a si e à sua empresa.

O nosso último relatório Mantenha a confidencialidade, onde analisámos a destruição num mundo de trabalho híbrido, mostra até que ponto devemos ir quando se trata de tratar documentos sensíveis.

  • 51% dos participantes do estudo acredita que o trabalho híbrido pode ter aumentado a quantidade de informações confidenciais perdidas ou que violam as regras do RGPD

  • 46% de todos os entrevistados viram pessoas deixar documentos confidenciais de trabalho sem vigilância

  • Uma em cada quatro pessoas diz que não segue as políticas do RGPD da sua organização, não as conhece ou não se lembra dos pormenores.

  • 70% dos inquiridos levaram documentos de trabalho impressos para casa, imprimiram documentos em casa ou ambos.

  • Destes, o 47% dizem que não destroem estes documentos quando já não são necessários.

Estes resultados devem ser motivo de preocupação, as organizações necessitam de fazer mais para implementar melhores práticas de destruição. Descarregue o relatório completo "Mantenha a confidencialidade" para saber como a sua organização pode implementar hoje procedimentos mais sólidos em conformidade com o RGPD, desde a destruição até à formação em RGPD.

Relatório Mantenha a Confidencialidade

Três dicas para melhores práticas de destruição

A destruição segura de documentos é essencial para evitar que a documentação confidencial caia nas mãos erradas e para reduzir a exposição de uma organização a violações de dados. A utilização de uma destruidora para destruir documentos confidenciais de forma segura deve fazer parte da nossa rotina diária, independentemente do local onde trabalhamos.

  • Não parta do princípio de que toda a gente compreende o RGPD. Dê formação a todos os funcionários sobre os requisitos do RGPD, o tratamento de dados pessoais e os seis princípios da proteção de dados. Esta formação deve ser dada a todos os novos funcionários, sempre que a legislação for actualizada, e como parte das sessões regulares de atualização da segurança dos dados.

  • Destrua toda a documentação sensível antes de a reciclar ou eliminar, de preferência sem o risco de a transportar de casa para o escritório, ou vice-versa.

  • Forneça a todos os funcionários acesso fácil a uma destruidora segura em casa e no trabalho para garantir a conformidade com o RGPD onde quer que a sua equipa trabalhe.

É evidente que a destruição é a melhor forma de destruir com segurança os documentos confidenciais, protegendo as informações comerciais sensíveis e as identidades pessoais.

Tome medidas para proteger a sua empresa.


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