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Comment détruire correctement les documents confidentiels

Comment détruire correctement les documents confidentiels

Worklife Coach Pointing

Il est inquiétant de constater que les violations de données et les vols d’identité sont en augmentation à l’échelle mondiale, souvent dus à une mauvaise destruction des documents.

Qu’elles soient personnelles ou professionnelles, les informations sensibles peuvent facilement tomber entre de mauvaises mains. Une fois que ces informations sont compromises, des fraudes financières, des conséquences juridiques, voire des atteintes à l’image et à la réputation peuvent en résulter.

La solution pour éliminer ces soucis ? C’est très simple : utiliser la réglementation RGPD.

La solution pour éliminer ces soucis ? C’est très simple : utiliser un destructeur de documents de haute qualité. Les destructeurs détruisent efficacement les documents sensibles et les rendent illisibles, ce qui signifie qu'aucune donnée sensible ne risque d’être divulguée.

En tant que référence du marché en matière de sécurité des documents, chez Fellowes, nous avons créé ce guide pour aider les particuliers et les entreprises à trouver des solutions de déchiquetage fiables et efficaces, afin de protéger leurs données et de rester en conformité.

Quels sont les risques liés à une élimination inappropriée des documents ?

Les documents jetés de manière inappropriée présentent un risque de sécurité important. Les criminels peuvent facilement récupérer des informations sensibles en fouillant dans les poubelles et les bacs de recyclage, ce qui ouvre la voie au vol d’identité, à une fraude financière ou à de l’espionnage industriel.

Une étude menée par des chercheurs de premier plan Fournisseur mondial d'infrastructures et de données financières LSEG a montré que le vol d’identité touche des millions de personnes dans le monde, chaque année. L'exploit des fraudeurs a engendré la suppression de relevés bancaires, de dossiers d'employés et de contrats confidentiels et le bilan financier de ce crime est immense, avec des pertes atteignant 52 milliards de dollars rien qu'en 2021. Cependant, son impact le plus dévastateur est le préjudice à long terme qu'il inflige à ses victimes.

Plusieurs cas ont été très médiatisés concernant les documents détruits de manière inappropriée. Ces cas ont conduit à des fuites de stratégies commerciales et à des problèmes juridiques pour les entreprises qui ne respectent pas le RGPD et les lois sur la protection des données.

De nombreuses personnes commettent une erreur très courante lorsqu’elles se débarrassent de documents sensibles : elles les déchirent ou, pire encore, jettent le document entier dans une poubelle de recyclage. La réalité est que sans destruction appropriée, vos données sensibles risquent vraiment de tomber entre les mains de ceux qui souhaitent les utiliser à des fins malveillantes.

Atténuer ces risques nécessite une formation et un investissement dans des solutions de déchiquetage sécurisées. De cette façon, vous pouvez être sûr que toutes les informations confidentielles sont détruites et que les documents ne seront plus d'aucune utilité pour personne.

$52 billion – The cost of identity theft in 2021

Bonnes pratiques pour l'élimination sécurisée des documents

Après avoir établi l'importance de l'élimination des informations sensibles, nous souhaitons vous aider en vous fournissant un guide étape par étape pour assurer la destruction des documents de manière efficace :

Identifier les documents confidentiels

Il est important de comprendre que tous les documents ne nécessitent pas d’être déchiquetés, mais que ceux contenant l’un des éléments suivants doivent l’être dès qu’ils ne sont plus utiles :

  • Dossiers financiers
  • Informations concernant les clients
  • Données concernant les employés
  • Contrats
  • Informations commerciales internes
Dossiers financiers

Dossiers financiers

Informations concernant les clients

Informations concernant les clients

Données concernant les employés

Données concernant les employés

Contrats

Contrats

Informations commerciales internes

Informations commerciales internes

Informez-vous sur les différents niveaux de sécurité DIN des destructeurs de documents

Les niveaux DIN indiquent le niveau de sécurité basé sur la taille des particules de papier. Allant de DIN P-1 à DIN P-7, un numéro plus élevé correspond à des tailles de destruction plus petites et à une sécurité renforcée.

Par exemple, un destructeur DIN P-1 détruit les documents en bandes en coupe droite de 5,8 mm, un destructeur DIN P-4 détruit une feuille en particules d'environ 4 x 12 mm, tandis qu'un destructeur DIN P-7 réduit les documents en particules ultrafines de 0,8 x 5 mm, ce qui équivaut à environ 15 000 particules par feuille A4. Et plus les particules sont petites, plus la sécurité est élevée.

DIN

Choisissez le meilleur destructeur de documents pour le travail

Vous savez tout sur les niveaux de sécurité DIN, il est maintenant temps de considérer comment différents destructeurs offrent différents types de coupe.

Coupe droite
Coupe droite

DIN P-1 & P-2
≥ 36 bandes par feuille A4

Par exemple, les destructeurs de documents à coupe en bande sont idéaux pour les papiers non sensibles car ils coupent le document en longues bandes.

Coupe croisée
Coupe croisée

DIN P-3 & P-4
≥300 particules par feuille A4

Les destructeurs de documents à coupe croisée supérieur, car les documents sont coupés en petits morceaux ressemblant à des confettis. 

Mini-cut
Mini-cut

DIN P-4
≥1000 particules par feuille A4

Les destructeurs coupe mini offrent une sécurité renforcée au-delà de la coupe croisée et conviennent à la destruction sécurisée de documents tels que les numéros de compte et les factures, tout en réduisant considérablement le volume de déchets papier.

Coupe micro
Shredder Micro Cut Example

DIN P-5
≥2000 particules par feuille A4

Les destructeurs coupe micro améliorent encore la sécurité en transformant les documents en minuscules particules. Ils constituent une excellente option pour les documents confidentiels tels que les bilans, les documents stratégiques et les brevets, car les particules de papier sont pratiquement impossibles à réassembler et à lire.

Haute sécurité
High Security

DIN P-6 & P-7
≥6000 particules par feuille A4

Enfin, il existe l'option des destructeurs de documents ayant un haut niveau de sécurité. Ces destructeurs transforment le papier en minuscules particules, jusqu'à 6 000 par feuille A4, et ils sont jusqu'à 40 fois plus sûrs que la coupe croisée. Approuvés par le gouvernement et adaptés aux documents top secrets ou classifiés, nos modèles haute sécurité offrent une protection ultime. En fait, ils sont capables de transformer le papier en poussière.

Soyez rassuré Fellowes propose différentes versions de chacun des produits ci-dessus afin que vous puissiez bénéficier du meilleur destructeur de documents adapté à votre besoin.

Les étapes de destruction sécurisée de tous les documents

  1. Triez et catégorisez les documents en fonction de vos politiques de conservation.
  2. Sélectionnez le destructeur Fellowes approprié en fonction de vos exigences en matière de sécurité.
  3. Jetez le papier déchiqueté de manière responsable, en tenant compte de la politique de recyclage de votre entreprise.

Destruction polyvalente et conseils supplémentaires liés à la sécurité

Au-delà de leur utilisation pour déchiqueter du papier, les destructeurs Fellowes peuvent également vous aider à détruire efficacement d'autres éléments sensibles, comme les cartes de crédit et les supports numériques confidentiels tels que les CD et les DVD.

Utilisez des bacs sécurisés pour stocker tous les documents avant de les déchiqueter et établissez un calendrier de déchiquetage dans votre bureau afin d’éviter leur accumulation, ce qui pourrait accroître le risque que certains documents échappent au processus.

Suivre chacune des étapes ci-dessus vous aidera, en tant qu’individu ou en tant qu’entreprise, à protéger efficacement les informations sensibles, en veillant à ce que la conformité et la sécurité soient la priorité absolue.

Faites de l’élimination sécurisée des documents sensibles une habitude

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Si vous ne l’avez pas déjà fait, il est temps de faire du déchiquetage de documents confidentiels un élément essentiel de votre routine de sécurité.

Que vous soyez une entreprise qui gère des données clients sensibles ou un particulier protégeant des informations personnelles, l'élimination sécurisée est essentielle pour prévenir la fraude, le vol d'identité et les risques liés à la conformité.

Chez Fellowes, nous proposons une gamme de destructeurs de document de grande qualité, pour répondre à divers besoins liés à la sécurité - que ce soit pour des besoins occasionnels pour un usage domestique, un bureau à domicile, un petit bureau ainsi que les grands bureaux et services.

Grâce à des fonctionnalités avancées telles que la coupe droite en bande, la coupe croisée et la coupe micro, les destructeurs Fellowes offrent une tranquillité d'esprit et le respect des lois concernant la protection des données.

Assurez-vous de ne pas laisser vos informations confidentielles en danger. Prenez le contrôle de la sécurité de vos données dès aujourd'hui et Explorez la gamme de destructeurs fellowes pour trouver la solution parfaite pour vos besoins de protection.