On-site versus off-site papierversnippering. Wat zou ik moeten gebruiken?

Hoewel het noodzakelijk is vertrouwelijk papierwerk veilig op te slaan, is de beslissing hoe deze precies te verwijderen net zo belangrijk.

Op grond van de AVG moeten bedrijven data vernietigen wanneer die niet langer legaal of praktisch noodzakelijk zijn.

Ze dienen ook om andere redenen voorbereidingen te treffen om documenten te versnipperen. Deze omvatten de rechten van mensen om te vragen hun persoonlijke gegevens te wissen indien de organisatie die niet langer nodig heeft, indien deze op onwettige manier gebruikt zijn, of indien deze verstrekt werden toen zij een kind waren.

Om ervoor te zorgen dat uw organisatie voldoet aan de AVG, is het essentieel de juiste procedures in te stellen voor papiervernietiging.

Voor de verwijdering van gevoelige documenten zijn er drie hoofdopties. Deze zijn:

• Het aanvragen van een mobiele provider voor papiervernietiging om uw documenten te versnipperen in hun voertuig op uw terrein.

• Een derde partij provider inschakelen om uw documenten mee te nemen voor off-site papiervernietiging.

• Uw eigen papierversnipperaars gebruiken op uw werkplek voor on-site papiervernietiging.

Het mag dan minder tijdrovend en eenvoudiger lijken om een derde partij provider in te schakelen, maar er zijn redenen waarom dit niet altijd de beste optie is.

Lagere mobiele beveiliging

Hoewel mobiele papierversnippering de voordelen heeft dat een provider het karwei overneemt, het papierwerk vaak snel vernietigt en de snippers wegvoert voor verpulping, is het niet altijd de veiligste manier om vertrouwelijke documenten te versnipperen.

Het is belangrijk om te overwegen wat de risico’s zijn van het overhandigen van persoonlijke gegevens en ander gevoelig papierwerk aan externe organisaties.

Risico van onderschepping

Zodra documenten eenmaal zijn verwijderd voor vernietiging buiten bedrijven zijn er risico's. Deze omvatten onopzettelijk verlies, stopzetting in geval van nood, spionage, kaping of diefstal van het voertuig, aanslag op ingewijden of diefstal.

Elk van deze gebeurtenissen kan leiden tot een data-inbreuk, die vervolgens misschien gerapporteerd moet worden in overeenstemming met de AVG-vereisten. Als persoonlijke gegevens verloren gaan of geopenbaard worden, kan dit leiden tot identiteitsdiefstal of -fraude, financieel verlies en schade aan de reputatie van het bedrijf.

Als papierversnippering intern wordt gedaan, is het net zo belangrijk dat dit regelmatig en tijdig wordt gedaan en dat gevoelige papieren niet worden achtergelaten waar onbevoegden op de werkplek bij kunnen.

Tijdsfactor

Als de tijd die met het versnipperen gemoeid is de grootste zorg is, bieden opties zoals de AutoMax-papierversnipperaar met auto-invoerfunctie een tijdbesparend, veilig 'on-site'-alternatief voor off-site versnippering.

Gebruikers hoeven alleen hun documenten aan de papierversnipperaar toe te voegen, op een knop te drukken en weg te lopen. Dit houdt alle documenten in huis en vereist geen betrokkenheid van externe organisaties of personen.

Aanpassen aan behoefte

Ongeacht de versnipperingsmethode die u gebruikt, is het van essentieel belang dat u het beveiligingsniveau afstemt op uw behoeften.

Wanneer u documenten intern versnippert, kunt u het veiligheidsniveau van de papierversnipperaar of het DIN niveau aanpassen aan de verschillende veiligheidsbehoeften van verschillende afdelingen. Een papierversnipperaar op DIN 4-niveau biedt goede beveiliging in algemene kantoorruimten, een DIN 5-machine is geschikt voor juridisch, financieel en HR, en DIN 6 en 7 papierversnipperaars zijn voor militair of overheidsgebruik. Waar de hoeveelheid papierwerk extreem groot is, kan een organisatie een mobiele provider zien als een snellere en eenvoudigere oplossing. Voorzichtigheid is echter geboden betreffende het overhandigen van vertrouwelijke documenten aan deze derde partijen.

Er zijn ook interne oplossingen voor grote hoeveelheden papier. Een automatische papierversnipperaar die in enkele minuten honderden vellen kan versnipperen, kan een goed, zeer productief alternatief zijn voor een externe leverancier, omdat de gebruiker niet in de buurt van de papierversnipperaar hoeft te blijven terwijl deze in gebruik is.