1. Veilige opslag

De AVG heeft van de correcte opslag van persoonsgegevens een belangrijke prioriteit gemaakt voor elke organisatie die deze gegevens beheert. Bedrijven zijn verantwoordelijk voor het veilig en controleerbaar houden van gegevens. Dit houdt ook in dat vertrouwelijke documenten goed moeten worden bewaard, uit de buurt van nieuwsgierige ogen.

Papierwerk achterlaten op flexibele werkplekken in een kantoor kan gevolgen hebben, maar het blijkt dat organisaties niet altijd zo voorzichtig zijn als ze zouden moeten zijn. De straffen voor bedrijven die te maken krijgen met een datalek kunnen bestaan uit aanzienlijke financiële boetes, reputatieschade en verlies van het vertrouwen van klanten. Toch heeft onderzoek van Fellowes aangetoond dat 50% van de mensen weleens vertrouwelijke of persoonlijke gegevens onbeheerd in een kantoor heeft zien liggen.

Een goed archiveringssysteem vermindert het risico dat papierwerk wordt bekeken door onbevoegde personen.

2. Ruimte- en kostenbesparing

Verbeterde opslag kan een aanzienlijke hoeveelheid ruimte vrijmaken, waardoor organisaties hun middelen beter kunnen beheren en ruimtes kunnen gebruiken voor andere doeleinden.

Verbeterde opslag kan een aanzienlijke hoeveelheid ruimte vrijmaken, waardoor organisaties hun middelen beter kunnen beheren en ruimtes kunnen gebruiken voor andere doeleinden.

Enkele ruimtebesparende oplossingen zijn stevige opbergdozen. Deze kunnen tot zeven hoog gestapeld worden en de frames van kunststof en staal kunnen horizontaal en verticaal in elkaar geschoven worden voor optimale stevigheid en veiligheid.

3. Eenvoudige toegang

Nu een verhoogde productiviteit een prioriteit is voor organisaties in Europa, is het belangrijk om mensen te helpen snel en efficiënt te werken.

Sinds de inwerkingtreding van de AVG, is het belangrijker geworden om papierwerk gemakkelijk terug te vinden. Dit geeft mensen het recht om informatie op te vragen over alle persoonsgegevens die over hen worden bewaard. Tegelijkertijd worden organisaties verplicht te voldoen aan verzoeken om toegang of verwijdering van gegevens.

Tijd die wordt besteed aan het zoeken naar papierwerk kan worden vermeden door papierwerk en dossiers in het juiste soort opbergsysteem te bewaren. Om de toegang tot papierwerk te vergemakkelijken, zijn er veelzijdige archiveringsoplossingen die horizontaal of verticaal kunnen worden gebruikt, met of zonder laden. Hierin kunnen A4-bestanden, tijdschriftencassettes, ordners en ringmappen worden opgeborgen. Ze zijn bovendien ideaal voor papierwerk dat regelmatig moet worden geraadpleegd.

Het is belangrijk om een duidelijk, logisch en stelselmatig labelingssysteem te hanteren. Eén systeem zorgt ervoor dat elke gebruiker documenten snel kan identificeren en terugvinden. Een groot etiketoppervlak aan de voorkant van de lades helpt hierbij.