Free ShippingON ORDERS OVER $99
Of het nu om papieren, cd’s of creditcards gaat, papierversnipperaars zijn de redders in nood voor elke werkplek waar vertrouwelijke informatie veilig vernietigt dient te worden.
Hoewel velen van ons het voldoende vinden papieren in een papierversnipperaar in te voeren, is het net zo belangrijk te weten wat niet te versnipperen als te weten wat wel te versnipperen.
De meeste organisaties willen geen verspilling van mankracht en tijd voor verwijdering van documenten die niet versnipperd hoeven te worden. Zij dienen te weten welke documenten als gevoelig of vertrouwelijk zijn aangemerkt en wanneer die versnipperd dienen te worden.
Persoonlijke gegevens kunnen alle informatie omvatten die een persoon identificeert, ongeacht of deze een consument, klant, werknemer of medewerker betreffen. Alles wat iemand kan identificeren past in deze categorie, met inbegrip van foto’s, namen, adressen, telefoonnummers, transacties of sociale media-activiteiten.
Op grond van de AVG zijn bedrijven wettelijk verplicht persoonlijke gegevens te vernietigen zodra ze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor ze werden verworven, of indien iemand verzoekt om verwijdering van zijn of haar persoonlijke gegevens.
Versnippering van persoonlijke gegevens is ook belangrijk in de strijd tegen criminaliteit. Fraudeurs kunnen andermans persoonlijke gegevens gebruiken voor het openen van bankrekeningen, het aanvragen van creditcards, leningen of uitkeringen, het bestellen van goederen onder een gestolen identiteit of voor het verkrijgen van een paspoort of rijbewijs.
Hoe meer deze criminelen weten over een persoon, des te overtuigender de oplichterijen kunnen zijn.
Elk land heeft zijn eigen wettelijke vereisten over hoe lang contracten, zakelijke overeenkomsten en soortgelijke documenten moeten worden bewaard. In het Verenigd Koninkrijk is dit gewoonlijk een periode van zes jaar na de duur van een contract. In Frankrijk bestaat er een bewaartermijn van tien jaar voor boekhoudkundige documenten, en een termijn van 30 jaar voor andere soorten papierwerk, met inbegrip van documenten over verwerving of overdracht van onroerend goed.
Hoewel de timing van de vernietiging altijd zorgvuldig gecontroleerd dient te worden, moeten documenten zoals deze veilig versnipperd worden op de juiste tijd.
Als u documenten hebt die geen rechtstreeks verband houden met bedrijfsinformatie of -rekeningen en die niet bewaard hoeven te worden, ga dan na wanneer deze vernietigd kunnen worden. Het kan hier onder andere gaan om ontvangstbewijzen, stortingsbewijzen en bankafschriften. Het kan zijn dat, nadat deze documenten zijn gebruikt om rekeningen of onkostendeclaraties af te stemmen, ze kunnen worden versnipperd.
De AVG vereist dat personeelsafdelingen (Human Resources, HR) aantonen waarom zij gegevens bijhouden over werknemers, zowel uit het verleden als hedendaagse. Indien van toepassing, verwacht de AVG van hen dat ze rechtvaardigen waarom ze gegevens bewaren na de voorgeschreven bewaartermijn.
HR-gegevens moeten geregeld gecontroleerd worden en aan de werknemer moet toestemming gevraagd worden indien gegevens langer dan gebruikelijk bewaard moeten worden. Zodra gegevens de wettelijke vervaldatum hebben bereikt moeten ze versnipperd worden.
Het kan goed zijn dat elke werkplek een beleid voor papiervernietiging heeft dat wordt uitgelegd aan elk teamlid dat gevoelige gegevens afhandelt. Posters rond de werkplek kunnen helpen dit te ondersteunen en mensen eraan te herinneren hoe, wanneer en waarom verschillende soorten documenten vernietigd dienen te worden.
Het is ook een goed idee om ervoor te zorgen dat tele- of thuiswerkers een papierversnipperaar gebruiken en bewust gemaakt worden van de noodzaak om vertrouwelijke gegevens veilig op de bergen. Ze dienen zich op een veilige manier van deze documenten te ontdoen zodra deze niet langer nodig zijn of indien ze op grond van de AVG verplicht zijn deze te vernietigen.