1. Neem alleen mee wat u nodig heeft

Enkele maanden voor de verhuisdatum moeten eerst alle spullen in het pand worden gecontroleerd.

Van papierwerk en dossiers die om juridische of praktische redenen niet meer nodig zijn, tot apparatuur die al meer dan een jaar niet meer wordt gebruikt of die op de nieuwe locatie niet meer nodig zal zijn; dit moet allemaal veilig worden versnipperd, vernietigd, gerecycled of aan een goed doel worden geschonken.

2. Controleer wat overblijft

Zodra u alleen nog de dossiers, meubels en apparatuur over heeft die u in het nieuwe pand nodig heeft, is het tijd om na te denken over verpakkingseisen.

Controleer het aantal kleine, middelgrote en zware items in elke ruimte, inclusief de receptie, kantoren, vergaderzalen en keukens. Door een checklist voor apparatuur op te stellen, kunt u precies het juiste aantal dozen en de juiste soorten dozen bestellen voor elke ruimte.

3. Koppel dozen aan items

Verpakkingsdozen moeten worden afgestemd op de spullen die moeten worden ingepakt.

In elk gebied moet u bepalen hoeveel kleine dozen u nodig heeft voor kleinere, zwaardere spullen zoals boeken, schrijfwaren en telefoontoestellen. Middelgrote dozen kunnen lichte grotere items dragen en grote dozen zijn ontworpen voor items van stof, zoals werkkleding of kussens.

4. Beschermingsmaatregelen

Voordat u gaat inpakken, moet u een beschermende verpakking bij de hand hebben.

Dit omvat onder andere opvulschuim om de ruimte in de doosinhoud op te vullen en wegglijden te voorkomen, noppenfolie rond breekbare voorwerpen zoals serviesgoed, foto's of spiegels en rekfolie om spullen tegen krassen te beschermen.

5. Begin tijdig met inpakken

Begin enkele maanden voor de verhuizing met het inpakken van niet-essentiële spullen of spullen die bestemd zijn voor langdurige opslag om het proces te vereenvoudigen.

Door een voorsprong te nemen en het inpakken te verspreiden over een aantal maanden, is er veel minder te doen in de week van de verhuizing zelf, wat minder stress met zich meebrengt.

6. Optimaliseer de opbergruimte

Door te kiezen voor stevige stapeldozen van topkwaliteit kan het benodigde vloeroppervlak gemakkelijk worden beperkt.

Cargo- en verhuisdozen voor zwaar gebruik zijn slechts één geschikte optie. Deze zijn gemaakt van stevig dubbel golfkarton en hebben twee lagen karton op de basis voor extra stevigheid. Ze kunnen tot vijf dozen hoog worden gestapeld voor optimale opbergruimte.

7. De dag vóór de verhuizing

Als u elke week wat spullen heeft ingepakt, dan is het op de dag voor de verhuizing alleen nog een kwestie van het inpakken van de meest essentiële apparatuur.

Wanneer u apparatuur inpakt, is het een goed idee ervoor te zorgen dat de stroomkabels onderweg niet worden gescheiden van de apparaten waar ze bij horen, door deze in krimpfolie te verpakken en met tape aan het betreffende apparaat te bevestigen.

Op deze dag zou alleen nog een laatste 'schoonmaakbeurt' nodig moeten zijn van essentiële spullen zoals telefoontoestellen, pc's, huidige werkdocumenten en kantoorbenodigdheden op het bureau. Dit verlicht de stress en maakt de laatste werkdag in het 'oude' kantoor zo positief mogelijk voor alle betrokkenen.

Door er tijdens het plannings- en verhuisproces naar te streven om mensen en apparatuur met zo weinig mogelijk gedoe naar het nieuwe pand te verhuizen, is het heel goed mogelijk om het moreel en de betrokkenheid van het personeel hoog te houden.