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Die DSGVO und Ihre Papierdokumente

Die DSGVO und Ihre Papierdokumente

Am 25. Mai 2018 haben sich die Datenschutzregelungen der Europäischen Union (EU) geändert. An diesem Tag trat die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Kraft und längst nicht alle Unternehmen haben ihre Vorbereitungen darauf schon abgeschlossen.

Die DSGVO gilt für alle Unternehmen und obwohl wir bei Datenschutz an die digitale Datensicherheit denken, geht es um sehr viel mehr. Es ist wichtig, auch den Schutz, die Aufbewahrung und die Entsorgung vertraulicher Unterlagen in Papierform sorgfältig zu prüfen. Wir haben Informationen zusammengestellt, die Ihnen helfen, mögliche Probleme zu identifizieren und zu beseitigen.

Übersicht über die DSGVO – was ist neu?

Das EU-Datenschutzrecht hat von Unternehmen stets verlangt, die personenbezogenen Daten vor unbefugter und gesetzwidriger Verarbeitung, zufälligem Verlust, Zerstörung und Beschädigung zu schützen. Dazu gehören auch Daten, die in Papierform aufbewahrt werden. Mit der DSGVO kommen jedoch neue Vorschriften hinzu.

• Neue Rechte der Personen im Bereich der Aufbewahrung und Verwendung ihrer personenbezogenen Daten

• Neue Datensicherheitsstufen

• Neue Pflichten in Bezug auf die Meldung von DSGVO-Verletzungen bei der Aufsichtsbehörde

• Neue Pflichten in Bezug auf den Nachweis der Einhaltung gegenüber der Aufsichtsbehörde

Aspekte des Daten- und Dokumentenschutzes

Bei der Anwendung und Übernahme der DSGVO stellen sensible und vertraulich Papierdokumente und Akten eine besondere Herausforderung für Unternehmen dar. Wie bei allen personenbezogenen Daten müssen die Unternehmen darauf achten, wie die Informationen gespeichert werden, und dabei Folgendes berücksichtigen:

1. Werden die Informationen noch gebraucht?

2. Müssen wir die Informationen auf dieselbe Weise verwenden, wie wir es bisher tun?

3. Benötigt wirklich jeder Zugriff, der derzeit Zugriff darauf hat?

Wichtige Aspekte in Bezug auf Papierdokumente:

Drucken

Wenn Sie ein Dokument drucken und vergessen, dass Sie es gedruckt haben, kann ein Sicherheitsrisiko entstehen. Stellen Sie sich die Frage: Könnte das Dokument durch Zufall in die Hände anderer geraten?

Wenn Sie ein Dokument über das Internet an den Drucker senden, besteht jedes Mal das Risiko einer Datenschutzverletzung im Internet. Schränken Sie die Druckgenehmigungen und die Nachverfolgung von Druckaufträgen mit einer speziellen Software ein.

Scannen

Beim Scannen werden die gedruckten Dokumente zu digitalisierten Versionen, die von jedem geöffnet und gelesen werden können. Fügen Sie in Ihrem Scan-System passwortgeschützte Datenschutzfilter hinzu, um potenziellen Gefahren zu begegnen.

Ablage

Dokumente, die Sie noch benötigen, müssen griffbereit aufbewahrt werden, damit Sie sie bei Bedarf schnell finden. Sensible Dokumente müssen in verschlossenen Schränken aufbewahrt werden und der Zugang ist auf eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitern zu beschränken. Haben Sie jedoch keine Angst vor der Dokumentenaufbewahrung. Erstellen und pflegen Sie mit diesen praktischen Tipps ein effizientes Dokumentenmanagementsystem.

Entsorgung

Die sichere Entsorgung von Papierdokumenten hat Priorität, insbesondere jetzt, nachdem die EU-Datenschutzvorschriften strenger geworden sind. Papierdokumente, die Sie nicht mehr benötigen, sind gesetzeskonform zu entsorgen. Die Investition in einen Cross-Cut Aktenvernichter ist für Ihre Einhaltung der DSGVO unerlässlich.

DSGVO-Verletzungen können Millionen € kosten

Es war nie wichtiger, die von den Unternehmen aufbewahrten Daten zu schützen, einschließlich Papierdokumenten. Es kann schnell passieren, dass ein Aktenordner mit sensiblen Daten im öffentlichen Verkehr vergessen wird, Daten länger als benötigt aufbewahrt oder falsch vernichtet werden, aber diese Fehler können Sie teuer zu stehen kommen. Eine Verletzung der neuen Vorschriften kann Sie bis zu 4 % Ihres jährlichen Umsatzes kosten oder schwindelerregende 20 Millionen € (je nachdem welcher Betrag höher ist).

Wussten Sie schon...?

Gemäß der DSGVO hat jeder, dessen Daten von Unternehmen aufbewahrt werden, neue durchsetzbare Rechte. Das sind das Recht auf Vergessen, das Recht auf die Übertragung der Daten und ein Einspruchsrecht.

Aufgabenliste

• Machen Sie sich mit Ihren neuen Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Daten in Papierform vertraut.

• Lesen Sie die neuen Rechte, die Personen gemäß der DSGVO haben.

• Prüfen Sie wiederholt, wie in Ihrem Unternehmen Unterlagen mit personenbezogenen Daten verarbeitet und abgelegt werden.

• Überprüfen Sie Ihre Datenvernichtungsrichtlinie.

• Müssen Sie eine Richtlinie zur Aktenvernichtung einführen?

• Ermitteln Sie mögliche Schwachpunkte Ihres Dokumentenmanagementsystems, Ihres Betriebssystems und den Systemen externer Partner, mit denen Sie Informationen austauschen.

• Schulen Sie Ihre Mitarbeiter, damit sie die neuen Vorschriften kennen und verstehen, wie wichtig die sichere Dokumentenentsorgung ist.

Wussten Sie...?

2016 kam es in 80 % der europäischen Unternehmen zu mindestens einem Cyber-Sicherheitsvorfall). (Quelle: https://www.bfdi.bund.de/DE/Home/home_node.html)

 

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