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Vertrauliche Daten schützen: Sichere Dokumentenentsorgung im Büro

Vertrauliche Daten schützen: Sichere Dokumentenentsorgung im Büro

Worklife Coach Pointing

Die wachsende Zahl von Datenpannen und Fällen von Identitätsdiebstahl ist häufig auf vermeidbare Fehler wie die unsachgemäße Entsorgung sensibler Unterlagen zurückzuführen.

Egal ob persönliche oder geschäftliche Daten – sensible Informationen können leicht in die falschen Hände gelangen. Sobald Unbefugte Zugang zu diesen Informationen haben, sind häufig Finanzbetrug, rechtliche Konsequenzen und sogar Rufschädigungen die Folge.

Sowohl für Privatpersonen als auch für Unternehmen ist die sichere Dokumentenentsorgung zum Schutz vertraulicher Daten und zur Sicherstellung der Einhaltung der DSGVO-Vorschriften äußerst wichtig.

Die Lösung ist einfach und effektiv: ein hochwertiger Aktenvernichter. Er vernichtet vertrauliche Dokumente zuverlässig und macht sie unlesbar – so wird sichergestellt, dass sensible Informationen nicht in die falschen Hände geraten.

Als führender Anbietern im Bereich der sicheren Dokumentenvernichtung hat Fellowes diesen Leitfaden konzipiert, um Privatpersonen sowie Unternehmen umfassend über bewährte und effiziente Lösungen zur Datenvernichtung zu informieren. Ziel ist es, einen Beitrag zum Schutz sensibler Informationen zu leisten und gleichzeitig die Einhaltung gesetzlicher sowie branchenspezifischer Compliance-Anforderungen nachhaltig zu unterstützen.

Was sind die Risiken einer unsachgemäßen Dokumententsorgung?

Unsachgemäß entsorgte Dokumente stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar. Kriminelle können leicht an vertrauliche Informationen gelangen, indem sie Abfall- und Recyclingbehälter durchsuchen, wodurch sich die Möglichkeit von Identitätsdiebstahl, Finanzbetrug oder Unternehmensspionage eröffnet.

Eine Studie des weltweit agierenden Finanzinfrastruktur- und Datenanbieters LSEG hat gezeigt, dass Identitätsdiebstahl jährlich Millionen Menschen weltweit betrifft. Betrüger machen sich weggeworfene Kontoauszüge, Personalakten und vertrauliche Verträge zunutze, und der finanzielle Schaden dieses Verbrechens ist immens, mit Verlusten von 52 Milliarden $ allein im Jahr 2021. Die verheerendsten Auswirkungen sind jedoch die langfristigen Auswirkungen für die Opfer.

Es gab mehrere schwerwiegende Fälle in Bezug auf unsachgemäße Entsorgung von Dokumenten. Diese Fälle haben zu durchgesickerten Geschäftsstrategien und rechtlichen Problemen für Unternehmen geführt, die sich nicht an die DSGVO und die Datenschutzgesetze die Datenschutzgesetze.

Viele Menschen machen bei der Entsorgung vertraulicher Dokumente einen sehr häufigen Fehler, nämlich dass sie sie zerreißen oder sogar das Dokument im Ganzen in einen Papierkorb werfen. In der Realität besteht die Gefahr, dass Ihre sensiblen Daten ohne ordnungsgemäßes Schreddern in die Hände derjenigen gelangen, die sie für unlautere Zwecke verwenden möchten.

Um diese Risiken zu mindern, sind Aufklärung und Investitionen in sichere Aktenvernichtungs-Lösungen erforderlich. So können Sie sicher sein, dass Ihre vertraulichen Informationen sicher vernichtet werden und niemand sie nutzen kann.

$52 billion – The cost of identity theft in 2021

Best Practices für die sichere Dokumententsorgung

Nachdem wir die Bedeutung der Entsorgung vertraulicher Informationen aufgezeigt haben, möchten wir Ihnen mit einem Schritt-für-Schritt-Leitfaden zur sicheren und effektiven Entsorgung von Dokumenten helfen:

Vertrauliche Unterlagen richtig erkennen

Es ist wichtig zu verstehen, dass nicht alle Dokumente geschreddert werden müssen, aber alle Dokumente, die eines der folgenden Merkmale enthalten, müssen geschreddert werden, wenn man sie nicht mehr benötigt:

  • Finanzdaten
  • Kundendetails
  • Daten von Mitarbeitenden
  • Gesetzliche Verträge
  • Interne Geschäftsinformationen
Finanzdaten

Finanzdaten

Kundendetails

Kundendetails

Daten von Mitarbeitenden

Daten von Mitarbeitenden

Gesetzliche Verträge

Gesetzliche Verträge

Interne Geschäftsinformationen

Interne Geschäftsinformationen

Informieren Sie sich über die verschiedenen DIN-Sicherheitsstufen von Aktenvernichtern

Die DIN-Sicherheitsstufen P-1 bis P-7 definieren den Schutzgrad bei der Aktenvernichtung – basierend auf der Größe der Papierpartikel. Je höher die Stufe, desto kleiner die Partikel und desto höher die Datensicherheit.

Ein DIN P-1-Aktenvernichter schneidet beispielsweise Papier-Streifen mit 5,8 mm zu ca. 4 x 12 mm, während ein DIN P-7-Aktenvernichter Dokumente in ultrakleine Partikel von 0,8 x 5 mm zerkleinert, was etwa 15.000 Partikeln pro A4-Blatt entspricht. Und je kleiner die Schnittpartikel, desto höher ist die Sicherheit.

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Welche Schnittart bietet welchen Schutz? So wählen Sie den passenden Aktenvernichter

Sie kennen nun die DIN-Sicherheitsstufen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, welche Schnittarten hinter den einzelnen Stufen stehen, welchen Schutz sie bieten – und für welche Einsatzbereiche sie geeignet sind.

Streifenschnitt
Shredder Strip Cut Example

DIN P-1 & P-2
36 Streifen pro A4-Blatt

Zum Beispiel eignen sich Streifenschnitt-Schredder für nicht vertrauliche Dokumente, da sie das Papier lediglich in lange Streifen schneiden

Kreuz- oder Partikelschnitt
Shredder Cross Cut Example

DIN P-3 & P-4
≥ 300 Partikel pro A4-Blatt

Partikelschnitt Aktenvernichter haben eine höhere Sicherheitsstufe, da sie Dokumente zusätzlich noch quer in Partikel zerschneiden.

Minischnitt
Shredder Mini Cut Example

DIN P-4
≥ 1000 Partikel pro A4-Blatt

Minischnitt-Aktenvernichter bieten eine noch höhere Sicherheit als der Partikelschnitt und eignen sich für die sichere Vernichtung von Dokumenten wie Kontoauszüge und Rechnungen und reduzieren gleichzeitig die Menge an Papierabfällen erheblich.

Micro-Cut/ Mikroschnitt
Shredder Micro Cut Example

DIN P-5
≥ 2000 Partikel pro A4-Blatt

Mikro-Schnitt-Aktenvernichter erhöhen die Sicherheit noch weiter, indem sie Dokumente in winzige Partikel zerkleinern. Sie sind die empfohlene Option für vertrauliche Dokumente wie Bilanzen, strategische Dokumente und Patente, da das Papier praktisch nicht wieder zusammengesetzt und gelesen werden kann.

Hochsicherheit
Shredder High Security Example

DIN P-6 & P-7
≥ 6000 Partikel pro A4-Blatt

Und für den ultimativen Schutz gibt es noch die Option der Hochsicherheits-Aktenvernichter. Schredder mit Hochsicherheits-Stufe. Diese Aktenvernichter zerkleiner Papier quasi zu Staub, bis zu 15.000 pro A4-Blatt und sind im Vergleich zum Kreuzschnitt bis zu 40-mal sicherer. Unsere Hochsicherheitsaktenvernichter sind von der Regierung zugelassen und für streng geheime Dokumente oder Verschlusssachen/Geheimakten geeignet.

Fellowes bietet verschiedene Versionen der oben genannten Produkte an, damit Sie sich für den besten Aktenvernichter für Ihre individuelle Situation entscheiden können.

Die Schritte zur sicheren Entsorgung für alle Dokumente

  1. Sortieren und kategorisieren Sie Dokumente basierend auf Ihren spezifischen Aufbewahrungsrichtlinien
  2. Wählen Sie den geeigneten Fellowes-Aktenvernichter basierend auf Ihren Sicherheitsanforderungen aus
  3. Entsorgen Sie das geschredderte Papier verantwortungsvoll und berücksichtigen Sie dabei die Recyclingrichtlinien Ihres Unternehmens.

Multifunktions-Schredder und zusätzliche Sicherheitsrichtlinien

Neben Papier können Fellowes Aktenvernichter auch andere Medienträger mit sensiblen Daten wie z.B. Kreditkarten und CDs und DVDs effektiv vernichten.

Verwenden Sie sichere Aufbewahrungsbehälter, um alle Dokumente vor dem Schreddern zu lagern, und legen Sie einen routinemäßigen Plan für das Schreddern in Ihrem Büro fest, um zu verhindern, dass sich Dokumente stapeln, da dies die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass einige davon durch das Netz rutschen.

Wenn Sie die oben genannten Schritte befolgen, können Sie als Privatperson oder Unternehmen vertrauliche Informationen effektiv und effizient schützen und sicherstellen, dass Compliance und Sicherheit höchste Priorität haben.

Machen Sie die sichere Entsorgung sensibler Dokumente zur Routine

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Wenn Sie bisher keine Richtlinie diesbezüglich implementiert haben, ist es an der Zeit, das Schreddern vertraulicher Dokumente zu einem Bestandteil Ihrer Sicherheitsrichtlinie zu machen.

Unabhängig davon, ob Sie ein Unternehmen sind, das vertrauliche Kundendaten verarbeitet, oder eine Privatperson, die persönliche Daten schützen möchte – eine sichere Entsorgung ist der Schlüssel zur Verhinderung von Betrug, Identitätsdiebstahl und Compliance-Risiken.

Fellowes bietet ein breites Sortiment hochwertiger Aktenvernichter an, die für verschiedene Sicherheitsanforderungen entwickelt wurden - ob für gelegentliche Verwendung zu Hause, den Schreibtisch im Home-Office, kleine Büros und für Zwecke großer Büros und ganzer Abteilungen .

Dank fortschrittlicher Funktionen wie 100% Staufrei und SafeSense, sowie verschiedener Schnittarten und Sicherheitsstufen,hat man mit Fellowes Aktenvernichtern ein gutes Gefühl und kann sicher sein, die Datenschutzgesetze einzuhalten.

Stellen Sie sicher, dass der Umgang mit vertraulichen Daten in Ihrem Unternehmen kein Risiko darstellt. Übernehmen Sie noch heute die Kontrolle über Ihre Datensicherheit und entdecken Sie das Sortiment an Aktenvernichtern von Fellowes, um die perfekte Lösung für Ihre Zwecke zu finden.