2. Sichere Aktenvernichtung und die DSGVO: Was Sie wissen müssen.
Es ist so lange nicht sicher, bis es vernichtet ist!
Jede Organisation ist gesetzlich verpflichtet, sensible Informationen zu schützen und vertrauliches Material sicher zu entsorgen. Die Organisation ist auch für alle vertraulichen Materialien verantwortlich, die von einem ihrer Angestellten aus ihren Räumlichkeiten entfernt werden. Dazu zählen sowohl Dokumente in Papierform als auch alles, was auf einem Computer, Laptop oder mobilen Gerät angezeigt werden kann.
Obwohl das Bewusstseins für Identitätsbetrug in den letzten Jahren gestiegen ist, nimmt diese Straftat in Großbritannien immer noch mit alarmierender Geschwindigkeit zu. Und da wir täglich mit so vielen Informationen umgehen, sind wir, Einzelpersonen und Unternehmen, gleichermaßen gefährdet.
Ein weggeworfener Kontoauszug, ein Ausschnitt der Gehaltsabrechnung oder ein zerknittertes Kundenangebot könnte alles sein, was ein Krimineller braucht, um Ihnen und Ihrem Unternehmen irreparablen Schäden zuzufügen.
Unachtsamkeit ist kostspielig
- 51 % glauben, dass durch hybrides Arbeiten mehr sensible Informationen verloren gehen oder gegen die DSGVO verstoßen.
- 49 % haben beobachtet, dass Andere vertrauliche Arbeitsunterlagen unbeaufsichtigt ließen.
- Jeder Vierte gibt an, dass er die DSGVO-Richtlinien seines Unternehmens nicht befolgt, sie nicht kennt oder sich nicht an die Details erinnern kann.
- 70 % aller Befragten haben schon einmal entweder gedruckte Arbeitsunterlagen mit nach Hause genommen, Dokumente zu Hause ausgedruckt oder auch beides getan.
- Von diesen geben 47 % an, dass sie diese nicht schreddern, nachdem sie mit ihnen fertig sind, stattdessen Folgendes:
- 15 % zerreißen die Unterlagen ein paar Mal und werfen sie in den Papierkorb.
- 13 % werfen sie so wie sie sind in den Recyclingbehälter.
- 13 % zerreißen sie ein paar Mal und werfen sie in den Recyclingbehälter.
- 6 % werfen sie so wie sie sind in den Papierkorb.
Der beste Weg, vertrauliche Dokumente sicher zu vernichten, ist die Aktenvernichtung, um dadurch sensible Geschäftsinformationen und die persönliche Identität zu schützen.
Leitfaden für bessere Aktenvernichtungspraktiken:
Sichere Aktenvernichtung ist der Schlüssel dazu, dass vertrauliche Unterlagen nicht in die falschen Hände geraten und die Anfälligkeit des Unternehmens für Datenschutzverletzungen verringert wird. Die Verwendung eines Aktenvernichters zur sicheren Vernichtung vertraulicher Unterlagen sollte Teil unserer täglichen Routine sein, egal wo wir arbeiten.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder die DSGVO versteht. Klären Sie alle Mitarbeiter über die Anforderungen der DSGVO, den Umgang mit personenbezogenen Daten und die sechs Grundsätze des Datenschutzes auf. Diese Schulung sollte für alle neuen Mitarbeiter, bei jeder Aktualisierung der Gesetzgebung und im Rahmen regelmäßiger Auffrischungsschulungen zur Datensicherheit durchgeführt werden.
- Schließen Sie vertrauliche Dokumente weg, wenn sie nicht gebraucht werden, und lassen Sie sie niemals unbeaufsichtigt zu Hause oder im Büro herumliegen.
- Schreddern Sie alle vertraulichen Unterlagen, bevor Sie sie recyceln oder entsorgen, am besten ohne das Risiko einzugehen, sie von zu Hause ins Büro zu transportieren oder umgekehrt.
- Ermöglichen Sie allen Mitarbeitern einen einfachen Zugang zu einem sicheren Aktenvernichter zu Hause und am Arbeitsplatz.
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