1. Conservazione sicura

In seguito all'entrata in vigore del GDPR, la corretta archiviazione dei dati personali è una priorità per tutte le aziende. È infatti responsabilità delle aziende mantenere i dati sicuri, protetti e consultabili. I documenti confidenziali devono essere archiviati adeguatamente per non cadere nelle mani sbagliate.

Lasciare fogli e documenti sulla scrivania o su piani di lavoro condivisi in ufficio può avere conseguenze gravi. Eppure, le aziende non dedicano sempre l'attenzione necessaria in tal senso. Le aziende che subiscono una violazione dei dati incorrono in sanzioni pecuniarie e danni alla reputazione che lede la fiducia dei clienti. Eppure, da una ricerca condotta da Fellowes, è emerso che il 50% dei dipendenti ha visionato dati riservati o personali lasciati incustoditi da colleghi in ufficio.

Un'efficace sistema di classificazione e archiviazione riduce il rischio che documenti riservati finiscano nelle mani sbagliate.

2. Spazio e risparmio economico

Un migliore spazio di archiviazione consente di liberare spazio sulla scrivania, permettendo alle aziende di gestire meglio le proprie risorse e destinare quegli spazi ad altri usi.

La semplice azione di riporre fascicoli e documenti in uno spazio di archiviazione efficiente può persino generare una crescita economica, fornendo spazio per più dipendenti e riducendo la necessità di nuovi locali.

Tra le soluzioni di Fellowes che fanno risparmiare spazio ci sono le scatole archivio resistenti e le unità archivio impilabili, che possono essere impilate fino a 7 scatole di altezza. La loro struttura in plastica e acciaio può essere incastrata in senso orizzontale e verticale, garantendo la massima robustezza e sicurezza.

3. Facile accesso

Con l'aumento della produttività, una priorità per le organizzazioni europee è di aiutare il loro personale a lavorare con rapidità ed efficienza, anche in termini di ricerca e accesso ai documenti.

La necessità di individuare facilmente i documenti è diventata ancora più urgente dall'entrata in vigore del GDPR. La normativa europea conferisce alle persone nuovi diritti, tra cui ottenere i dettagli di tutti i dati personali che un'azienda conserva su di loro, e impone alle organizzazioni di soddisfare le richieste di accesso o cancellazione dei dati personali.

Il tempo dedicato alla ricerca di documenti può essere ridotto al minimo se documenti e fascicoli sono mantenuti in un sistema di archiviazione adeguato. Per semplificare l'accesso ai documenti, il sistema di archiviazione deve includere unità versatili, che possono essere utilizzate in orizzontale o in verticale, con o senza cassetti. Queste soluzioni possono contenere fascicoli in formato A4, portariviste, classificatori con meccanismo a leva o raccoglitori ad anelli, e sono ideali per documenti che devono essere consultati regolarmente.

Creare un sistema di etichettatura chiaro, logico e coerente è altrettanto importante. I colleghi devono concordare e utilizzare un sistema di etichettatura coerente perché chiunque possa identificare e trovare rapidamente i fascicoli. Etichettare i cassetti può essere utile in tal senso.