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I sistemi di classificazione e archiviazione sono una risorsa irrinunciabile per le attività aziendali, sia per garantire il rispetto del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) che per rendere la giornata lavorativa più produttiva.
La maggior parte degli uffici continua ad accumulare un’enorme quantità di documenti essenziali che non possono essere riciclati o distrutti nel breve-medio termine.
Dai contratti, licenze e certificati ai dati legali, finanziari e personali, le organizzazioni sono obbligate per legge a conservare per diversi anni un’ampia gamma di documenti. Sebbene in Europa il tempo di conservazione dei diversi tipi di documenti vari a seconda dei paesi, e sebbene i dati personali non dovrebbero essere conservati più del necessario, oggi garantire una conservazione sicura e protetta della documentazione è più importante che mai.
Una risposta sostenibile e robusta all’archiviazione della documentazione è costituita dalle scatole di conservazione premium. Queste offrono i doppi vantaggi di una soluzione riciclata e riciclabile, in linea con gli obiettivi di tutela dell’ambiente, e di un design robusto che consente di utilizzarle per un lungo periodo.
Il GDPR ha reso la corretta archiviazione dei dati personali una priorità essenziale per ogni realtà aziendale. È responsabilità delle aziende mantenere i dati sicuri, protetti e consultabili. Ciò include la conservazione di documenti confidenziali adeguatamente archiviati, lontano da sguardi indiscreti.
Lasciare delle carte sulla postazione di lavoro o su piani condivisi in un ufficio può avere delle conseguenze, ma sembra che le aziende non siano sempre attente come dovrebbero. Le sanzioni per le aziende che subiscono una violazione dei dati possono essere di carattere pecuniario, possono arrecare danni di immagine e compromettere la fiducia dei clienti; eppure, la ricerca di Fellowes ha rilevato che il 50% delle persone ha visionato dati riservati o personali lasciati incustoditi in ufficio.
Un’efficace classificazione e archiviazione riducono il rischio che documenti cartacei vengano visionati o raccolti da persone non autorizzate.
Un migliore spazio di archiviazione consente di liberare una quantità significativa di spazio, aiutando le realtà aziendali a gestire meglio le proprie risorse e consentendo di destinare ad altri usi quegli spazi.
La semplice azione di riporre fascicoli e documenti in uno spazio di archiviazione migliorato può persino generare una crescita economica, fornendo spazio aggiuntivo per più dipendenti e riducendo la necessità di nuovi locali.
Le soluzioni che consentono un notevole risparmio di spazio includono scatole di archiviazione resistenti e unità di archiviazione impilabili, che possono essere impilate fino a sette scatole di altezza. I loro telai in plastica e acciaio possono essere incastrati orizzontalmente e verticalmente, garantendo la massima robustezza e sicurezza.
Con l’aumento della produttività, una priorità per le organizzazioni di tutta l’Europa è quella di aiutare le persone a lavorare in modo rapido ed efficiente; ciò riguarda anche il tempo dedicato alla ricerca di documenti.
La necessità di individuare facilmente dei documenti è diventata ancora più importante da quando è entrato in vigore il GDPR. Ciò conferisce alle persone il diritto di richiedere i dettagli di tutti i dati personali che le riguardano e impone alle organizzazioni di rispettare l’accesso ai dati o le richieste accettabili di cancellazione dei dati.
Il tempo dedicato alla ricerca di documenti può essere eliminato conservando i documenti e i fascicoli nel sistema di archiviazione adeguato. Per semplificare l’accesso ai documenti, questo sistema di archiviazione è composto da unità versatili che possono essere utilizzate in orizzontale o in verticale, con o senza cassetti. Si possono archiviare fascicoli in formato A4, portariviste, cartelle con macchinetta a leva e raccoglitori ad anelli, e sono ideali per documenti che devono essere consultati regolarmente.
Creare un sistema di etichettatura chiaro, logico e coerente è importante. I colleghi devono concordare e utilizzare un sistema di etichettatura in modo che qualsiasi utente possa identificare e localizzare rapidamente i fascicoli. Definire un’ampia area di etichettatura davanti ai cassetti può facilitare l’operazione.
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Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR)