1. N’emportez que ce dont vous avez besoin

Plusieurs mois avant la date du déménagement, la première étape doit consister à passer en revue tous les objets présents dans les locaux.

Qu’il s’agisse de papiers et de dossiers devenus inutiles pour des raisons juridiques ou pratiques, ou d’équipements que personne n’a utilisés depuis plus d’un an ou qui ne seront pas utiles sur le nouveau site, tous ces éléments doivent être déchiquetés, détruits, recyclés ou donnés à des œuvres de bienfaisance en toute sécurité.

2. Vérifiez le reste

Une fois qu’il ne vous reste plus que les dossiers, les meubles et les équipements qui iront dans le nouveau bâtiment, il est temps de réfléchir aux exigences en matière d’emballage.

Vérifiez le nombre d'objets petits, moyens et lourds dans chaque zone, y compris la réception, les bureaux, les salles de conférence et les cuisines. En établissant une liste de contrôle de l’équipement, vous pourrez ensuite commander le nombre de cartons et les types de cartons adaptés à chaque espace.

3. Le bon carton pour le bon objet

Les cartons d’emballage doivent être adaptés aux objets à emballer.

Dans chaque zone, vous devrez déterminer le nombre de petits cartons nécessaires pour les objets plus petits et plus lourds tels que les livres, les articles de papeterie et les combinés téléphoniques. Les cartons de taille moyenne peuvent contenir des objets légers plus volumineux et les cartons de grande taille sont conçus pour contenir des objets en tissu tels que des uniformes ou des coussins.

4. Mesures de protection

Avant de faire vos cartons, vous devez vous procurer des emballages de protection.

Il peut s’agir de mousse de rembourrage pour combler les espaces entre les contenus des cartons et éviter qu’ils ne glissent, d’un rembourrage matelassé à placer autour des objets cassables tels que la vaisselle, les tableaux ou les miroirs, et de film étirable pour protéger les équipements contre les rayures.

5. Commencez vos cartons le plus tôt possible

Plusieurs mois avant le déménagement, pour simplifier le processus, commencez à emballer les objets non essentiels ou destinés à un stockage de longue durée.

En commençant l'emballage et la mise en carton plusieurs mois à l'avance et en procédant par étapes, le travail à faire au cours de la semaine qui précède le déménagement sera ainsi moindre, ce qui contribuera à réduire la tension.

6. Optimisez l’espace de stockage

En choisissant des cartons empilables de haute qualité et robustes, l'espace de stockage au sol nécessaire peut être facilement réduit.

Les cartons pour objets lourds et les cartons de déménagement sont idéals pour cela. Ils sont fabriqués avec du carton ondulé double épaisseur résistant, avec deux couches de carton dans le fond pour plus de solidité. Empilables par cinq, ils permettent d'optimiser l'espace de stockage.

7. La veille du déménagement

Si, chaque semaine, vous avez emballé les objets les moins utilisés, la veille du déménagement, vous n’avez plus qu’à emballer le matériel essentiel.

Lors de l’emballage de l’équipement, il convient de veiller à ce que les cordons d’alimentation ne soient pas séparés de leurs appareils en cours de route, en les enveloppant dans du film étirable et en les fixant à l’appareil concerné.

Ce jour-là, vous avez juste besoin d’effectuer un dernier « ramassage » des éléments essentiels tels que les téléphones fixes, les ordinateurs personnels, les dossiers de travail en cours et les articles de papeterie. Cela réduit la tension et rend le dernier jour de travail dans les « anciens » bureaux aussi positif que possible pour toutes les personnes concernées.

En vous fixant pour objectif de transférer les personnes et les équipements dans les nouveaux locaux avec un minimum d’agitation tout au long du processus de planification et de déménagement, il est tout à fait possible de maintenir le moral et l’engagement du personnel à un niveau élevé.