1. Stockage sûr

Le RGPD a fait du stockage des données personnelles une priorité majeure pour toutes les organisations qui en gèrent. Les entreprises sont responsables de la sûreté, de la sécurité et du contrôle des données, ce qui implique de conserver les documents confidentiels à l'abri des regards indiscrets.

Laisser des documents sur des postes de travail ou sur des surfaces partagées dans un bureau peut avoir des conséquences, mais il semble que les organisations ne soient pas toujours aussi prudentes qu’elles le devraient. Les entreprises qui subissent une violation de données s’exposent à des amendes importantes, à une atteinte à leur réputation et à une perte de confiance de la part de leurs clients. Or, une étude de Fellowes a révélé que 50 % des personnes ont déjà vu des données confidentielles ou personnelles laissées sans surveillance dans un bureau.

Un classement et un archivage efficaces réduisent le risque que des documents soient consultés ou ramassés par des personnes non autorisées.

2. Économie d’espace et de coûts

Un meilleur stockage peut libérer un espace considérable, ce qui aide les organisations à mieux gérer leurs ressources et à libérer des zones pour d’autres usages.

Le simple fait de placer des dossiers et des documents dans un stockage amélioré peut même favoriser la croissance de l’entreprise, en offrant un espace supplémentaire à davantage d'employés ou en réduisant le besoin de nouveaux locaux.

Certaines solutions offrent un gain de place important comme des boîtes de stockage robustes et des unités de stockage. Ces dernières peuvent être empilées par sept et leurs cadres en plastique et en acier peuvent s’emboîter horizontalement et verticalement, assurant une résistance et une sécurité optimales.

3. Accès facile

La hausse de la productivité est désormais une priorité pour les entreprises européennes, et exige d’aider les personnes à travailler rapidement et efficacement, notamment en réduisant le temps consacré à la recherche de documents.

La nécessité de localiser facilement les documents administratifs est également devenue primordiale depuis l’entrée en vigueur du RGPD. Le RGPD donne aux personnes le droit de demander des détails sur toutes les données à caractère personnel détenues à leur sujet et exige des organisations qu’elles se conforment aux demandes d’accès aux données ou de suppression acceptable des données.

Le temps passé à chercher des documents peut être optimisé en conservant les documents et les dossiers dans le bon type de système de stockage. Pour faciliter l’accès aux documents, les systèmes de stockage de dossiers sont des unités polyvalentes qui peuvent être utilisées horizontalement ou verticalement, avec ou sans tiroirs. Ils permettent de ranger des dossiers A4, des dossiers de magazines, des classeurs à levier et des classeurs à anneaux, et sont idéaux pour les documents qui doivent être consultés régulièrement.

Il est également important de créer un système d’étiquetage clair, logique et cohérent. Les utilisateurs doivent s'entendre et mettre en place un système d'étiquetage unique qui permette à chacun d’eux d'identifier et de localiser rapidement les dossiers. La large zone d’étiquetage à l’avant des tiroirs facilite cette tâche.