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Desde cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) hasta mejorar la productividad de cada jornada laboral, los sistemas de archivado son un recurso inestimable en todos los negocios.
La mayoría de las oficinas continúan albergando cantidades significativas de documentos que no pueden reciclarse ni destruirse a corto o medio plazo.
Ya sean contratos, licencias o certificados o documentos legales, financieros o datos personales, la ley obliga a las empresas a mantener documentos muy diversos durante varios años. Aunque el tiempo durante el cual deben conservarse los documentos depende según los distintos países europeos, y los datos personales no deben conservarse durante más tiempo del necesario, mantener los documentos en papel seguros es ahora más importante que nunca.
Una solución sostenible y resistente para el almacenamiento de archivos son las cajas de almacenamiento premium. Estas ofrecen la doble ventaja de ser una opción respetuosa con el medioambiente, al ser recicladas y reciclables, y de contar con un diseño resistente para su uso a largo plazo.
El RGPD ha convertido el correcto almacenamiento de los datos personales en una de las principales prioridades de todas las empresas que gestionan esta información. Las empresas son las responsables de mantener los datos seguros y accesibles para las auditorías, y esto incluye mantener los documentos confidenciales correctamente almacenados, alejados de las miradas indiscretas.
Dejar los documentos sobre los escritorios o en las superficies compartidas de la oficina puede tener consecuencias graves, pero las empresas no siempre tienen el cuidado que deberían. Las empresas que incurran en violaciones de datos se enfrentan a importantes multas, además de la pérdida de confianza de los consumidores y el perjuicio para su reputación. Con todo y con eso, un estudio de Fellowes ha descubierto que el 50 % de los trabajadores han visto datos personales o confidenciales desatendidos en una oficina.
Un archivado eficiente reduce el riesgo de que los documentos puedan ser vistos o caigan en manos de personas no autorizadas.
Un mejor sistema de almacenamiento puede liberar mucho espacio, lo cual ayuda a las empresas a gestionar mejor sus recursos y ofrece espacio para otros usos.
El mero hecho de colocar los archivos y documentos en un mejor sistema de almacenamiento puede resultar positivo para el crecimiento rentable, ya que libera espacio que puede ser utilizado para más empleados y reduce la necesidad de contar con unas instalaciones mayores.
Algunas de las soluciones capaces de liberar mucho espacio son las cajas de almacenamiento ultrarresistentes y las unidades de almacenamiento apilables, que permiten apilar hasta siete cajas unas encima de las otras. Sus estructuras de plástico y acero se conectan horizontal y verticalmente, garantizando la máxima resistencia y seguridad.
El incremento de la productividad es una prioridad en las empresas de toda Europa, por lo que es importante ayudar a la gente a trabajar más rápido y de forma más eficiente, y esto incluye el tiempo que se tarda en encontrar los documentos.
La necesidad de localizar fácilmente los documentos también se ha convertido en algo clave desde que el RGPD entró en vigor. El Reglamento ofrece el derecho a solicitar información sobre los datos personales que una empresa conserva sobre una persona, y exige a las organizaciones cumplir con unas condiciones específicas de acceso a los datos y de borrado de estos.
El tiempo que se emplea en encontrar documentos puede reducirse manteniendo los papeles y los archivos en un sistema de almacenamiento adecuado. Para facilitar el acceso a los documentos, los sistemas de archivo son unidades versátiles que pueden colocarse de forma horizontal o vertical, con o sin cajones. Pueden almacenar carpetas A4, revistas y clasificadores de varios tamaños, y son ideales para aquellos documentos a los que se debe acceder periódicamente.
Es importante crear un sistema de etiquetado claro, lógico y uniforme. Los empleados deberán acordar y utilizar un sistema de etiquetado que permita localizar e identificar los archivos rápidamente. Esto puede lograrse destinando una zona amplia para las etiquetas en la parte delantera de los cajones.
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