Protege tu negocio del robo de identidad

¿Cómo puedo proteger mi negocio del robo de identidad?

Un enfoque proactivo es vital en la seguridad de tu empresa, especialmente cuando se trata de documentos en papel, que pueden pasarse fácilmente cuando tu estás centrado en las medidas de seguridad digital. Documentos en papel manejados por empleados, correo electrónico, archivos adjuntos que han sido impresos, pueden caer fácilmente en manos equivocadas. Destrúyelos.

Para estar protegido contra el robo de identidad, todos los empleados deben participar del almacenamiento, gestión y eliminación segura de la información. Es fundamental que las compañías dispongan de una política clara y puedan explicar fácilmente a los empleados las maneras en las que pueden contribuir a proteger sus identidades y la de la empresa. También es esencial proporcionar a los empleados las herramientas para hacerlo garantizando que todos tengan acceso a una destructora de papel.

Una destructora Fellowes te ofrece una eliminación segura de los documentos tanto para entornos de oficina como para uso individual en casa.

• Uso Personal - Destructoras para uso ocasional/moderado destinadas a destruir eficientemente en hogar u oficina en casa.
  
• Pequeña y Mediana empresa - Destructoras de alto rendimiento y uso frecuente, ideales para entornos de hasta 5 usuarios.
  
• Departamentales - Destructoras para uso intensivo por varios usuarios (+5) diseñadas para destruir gran capacidad de documentos.
  
• Automáticas - Destructoras que te permiten seguir trabajando mientras los documentos se destruyen automáticamente.
  
• Alta seguridad - Ideales para documentos que deben tratarse bajo la más absoluta confidencialidad. Máximo nivel de seguridad.
  
• Consumibles - Aceite para optimizar el rendimiento de la destructora y bolsas de residuos para el vaciado de la papelera.

Aquí tienes unos consejos útiles para ayudarte a proteger la identidad de tu empresa:

• • Comprobar periódicamente las facturas y extractos bancarios. Si se detecta alguna transacción inusual o se le deniega algún crédito a la empresa hay que contactar inmediatamente con la entidad financiera.
• Asegúrate que siempre la información confidencial es eliminada adecuadamente, preferentemente mediante una destructora de corte en partículas. Así como el papel, no olvides destruir CDs.
• Asegúrate que la documentación impresa de los empleados, es destruida cuando ya no es necesaria. Destruirla evita cualquier información personal sobre los empleados sea extraviada.
• Asegúrate que todos los documentos impresos que puedan afectar a tu empresa se destruyen. Una vez que ya no se necesiten, como datos de marketing, ventas o financieros deben destruirse para evitar que acaben en manos de la competencia.
• Asegúrate de que todos tus empleados son plenamente conscientes del riesgo de sufrir un fraude de identidad. Crea un conjunto claro de directrices sobre el manejo, almacenamiento, distribución y eliminación de la información confidencial, tanto impresa como online. Si es necesario actualiza la información para que sean conscientes de los pasos a seguir.
• Verifica siempre la identidad de tus clientes. Existen empresas que te pueden dar referencias y verificar la identidad de tus clientes, para asegurarte que existen y que son quien dicen ser.
• Asegúrate que todo el personal tiene acceso a una destructora de corte en partículas. Las destructoras de documentos deben estar cerca de copiadoras/impresoras para la rápida y fácil de destrucción de documentos.
• Requisito indispensable es destruir todos los materiales impresos de clientes en el momento que ya no son necesarios. La documentación del cliente impresa debe destruirse independientemente de la naturaleza del contenido.
• Asegúrate que toda la información confidencial se almacena de forma segura, bajo llave o con clave de acceso. Asegúrate que la combinación de la clave se cambia cada 6 meses o cada vez que alguien abandona la empresa o ya no tiene acceso.
• Asegúrate que siempre que los firewalls y antivirus estén actualizados hasta la fecha - ambas acciones son esenciales. Comprueba siempre el botón de bloqueo en la parte inferior de la pantalla cuando se envía información sensible o confidencial a través de la Web. Esto garantiza que la información está cifrada.
• Antes de desechar, vender o donar un ordenador antiguo o unidad de disco duro, asegúrate que los datos que has sido completamente borrados del disco duro.
• No enviar por correo electrónico archivos de diseño con el logotipo de la empresa, a menos que se envíe a un destinatario conocido con negocios legítimos. Asegúrate siempre de que tu logotipo está protegido en la Web y en los correos electrónicos por lo que no puede ser guardado como una imagen y utilizado sin permiso.
• No dar papel con membrete de la empresa a los clientes o proveedores y siempre destruir cualquier información en papel con membrete, para que no pueda ser utilizado por los defraudadores.

Mejores consejos para todos los empleados

• No dejar documentación en salas de reuniones, ni fotocopiadoras, especialmente si contienen información confidencial.
• No dejar documentación en la mesa, ni el ordenador encendido al finalizar el día.
• Destruir los documentos confidenciales y los CD / DVD antes de salir de la oficina o departamento, no dejarlos para que alguien los destruya.
• Las claves deben ser guardadas de manera segura cuando no se estén usando.
• Cuida las contraseñas, nunca las reveles a nadie y nunca las escribas en sitios que se puedan ver.
• Mantén tu área de trabajo ordenada, con esto te aseguras que accidentalmente no olvidas dejar información confidencial a alcance de extraños.